Elementos de um Relatório Comercial

Você criará um relatório de negócios mais útil se primeiro determinar as principais perguntas que ele deve responder, as principais informações que ele deve incluir e como você as organizará para transmitir suas mensagens de maneira clara e eficaz. Quebrar o documento em diferentes seções ajuda a orientá-lo enquanto você prepara e escreve o relatório.

Capa

Não inicie um relatório de negócios sem informar os leitores sobre o que é e quem o escreveu. Você pode fazer isso com uma simples folha de rosto que inclui o nome do relatório, autor, nome comercial, informações de contato e data. O nome do relatório pode ser uma descrição simples do conteúdo, como "Projeções de vendas do terceiro trimestre para a fabricação da Acme" ou "Recomendações de compra de mídia para o lançamento da nova linha de sapatos para crianças". Se o documento for proprietário e não deve ser compartilhado, note que na capa.

Página de conteúdo

Dependendo da duração do relatório e do prazo de validade, inclua uma página de conteúdo. Isso ajuda os leitores a encontrar rapidamente as informações que desejam antes de mergulhar em todo o documento e facilita voltar a encontrar algo que tenha lido anteriormente. Se o relatório for longo, mas tiver apenas várias seções, a página de conteúdo pode ser apenas algumas linhas que ajudam os leitores a encontrar os números de página do início de cada seção. Um documento mais longo pode exigir uma página de conteúdo com cabeçalhos de seção e subtítulos em cada um.

Sumário executivo

Deixe os leitores saberem por que devem ler seu relatório incluindo um resumo executivo no início do documento, depois da página de conteúdo e antes do início do relatório. O resumo executivo é uma breve descrição do motivo do relatório e conclusões, recomendações ou conclusões finais. O resumo geralmente é uma meia página ou menos e não inclui documentação ou suporte.

Seções

Divida seu relatório em partes de informações semelhantes para facilitar a compreensão e ajudá-lo a fluir melhor de um tópico para outro. Por exemplo, uma análise das vendas da empresa pode incluir seções sobre vendas anteriores, projeções atuais, mudanças no mercado que afetam as vendas, desempenho por representantes de vendas, produto, ponto de preço ou canal de distribuição, principais clientes e recomendações.

Informações de Apoio

Se você tiver uma extensa pesquisa, estatísticas, documentos financeiros, gráficos, gráficos e desenhos, considere colocá-los em um apêndice se eles forem simplesmente documentos de suporte que os leitores possam desejar depois de lerem o relatório para verificação das reivindicações feitas. Se eles forem necessários para ilustrar um ponto que você está fazendo, inclua-os nas páginas em que você está fazendo seus pontos.