Como arquivar impostos de folha de pagamento atrasados

Se a sua empresa possui funcionários, você é obrigado a reter os impostos sobre a folha de pagamento dos salários de cada funcionário, incluindo o Medicare, a Previdência Social e o imposto de renda federal. Você também é responsável por depositar as retenções de imposto de renda e arquivar as declarações trimestrais de imposto sobre a folha de pagamento com o Internal Revenue Service. O IRS estabelece regras estritas sobre quando depositar os impostos, dependendo de sua responsabilidade e quando arquivar a declaração de imposto sobre os salários. Se você está atrasado depositando ou arquivando seu retorno, o IRS irá impor penalidades.

Quando depositar

O IRS oferece dois cronogramas de depósito - mensais e "semi-semanais", que a agência define como a cada duas semanas, ou 26 vezes por ano. Se sua empresa reportou um total de US $ 50.000 ou menos em obrigações fiscais nos quatro trimestres anteriores, você deverá depositar impostos todos os meses. Se você informou mais de US $ 50.000 em impostos, deverá fazer depósitos semestrais. Os depositantes mensais devem depositar os impostos até o 15º dia do mês seguinte. Se você é um depositante semi-semanal, o seu cronograma de depósito depende do dia de pagamento da sua empresa. Se o dia de pagamento cair em uma quarta, quinta ou sexta-feira, você deve depositar os impostos até a quarta-feira seguinte. Se o dia de pagamento for sábado, domingo, segunda ou terça-feira, você deverá depositar os impostos até a sexta-feira seguinte.

Penalidades por depósitos atrasados

Se o seu pagamento for entre um e cinco dias de atraso, o IRS cobrará uma multa de 2% do imposto não pago. Depósitos feitos com seis a 15 dias de atraso são cobrados uma multa de 5 por cento. Se o seu pagamento atrasar mais de 16 dias, o IRS cobrará uma multa de 10%. O IRS também cobra juros sobre qualquer saldo não pago.

Quando arquivar

É necessário apresentar o Formulário 941, que é a declaração de imposto trimestral da empresa, até o último dia do mês seguinte ao final do trimestre. Por exemplo, você deve arquivar um retorno para um trimestre que termina em abril até 31 de maio para evitar multas. Se você não arquivar seu retorno de imposto trimestral no prazo, o IRS irá cobrar uma série de penalidades.

Penalidades por arquivamento tardio

Para cada mês ou mês parcial você está arquivando em atraso o Formulário 941, a Receita Federal impõe uma penalidade de 5%, com uma multa máxima de 25%. Esta penalidade é uma porcentagem do imposto não pago devido com o retorno. O IRS também acrescenta um imposto de 0, 5 por cento para cada mês ou mês parcial que você paga o imposto atrasado. O IRS pode renunciar a penalidades de arquivamento atrasado se você tiver motivos razoáveis ​​para a apresentação tardia.

Como arquivar

A menos que sua empresa tenha uma causa razoável para depositar impostos sobre a folha de pagamento ou arquivar o Formulário 941 com atraso, você deve sempre arquivar e pagar o mais rápido possível para evitar penalidades e juros adicionais. Você deve enviar o formulário 941 e depositar os impostos normalmente, mas espere receber uma fatura referente aos juros e multas do IRS. Envie o Formulário 941 para o endereço do IRS listado nas instruções do formulário, que é designado de acordo com o estado em que você conduz os negócios.

Como pagar

Para depositar os impostos de folha de pagamento atrasados, use o Sistema de Pagamento de Impostos Federais Eletrônicos, da EFTPS. Se você não possui uma conta, você deve criar uma fornecendo suas informações comerciais; número de identificação do empregador, ou EIN; e conta bancária e números de roteamento. O IRS verificará suas informações bancárias e enviará uma carta de inscrição no prazo de cinco dias úteis que conterá seu número de identificação pessoal ou PIN. Depois de receber seu PIN, visite o site do EFTPS, clique no botão para efetuar um pagamento e no link para obter uma senha. Crie uma senha e faça login na sua conta. Selecione o formulário 941 na lista, o período fiscal apropriado para sua empresa, o tipo de pagamento, o valor do pagamento e a data em que você deseja que o pagamento seja debitado da sua conta. Envie seu pagamento e o EFTPS fornecerá um número de confirmação, que é um recibo do seu pagamento. Como você está pagando com atraso, o IRS enviará uma conta que incluirá juros e multas, que você também pode pagar usando o sistema EFTPS.