Regras de etiqueta para escrever e-mails comerciais

O e-mail fornece aos profissionais de negócios uma maneira fácil e rápida de trocar informações eletronicamente. Como com todas as formas de correspondência por escrito no mundo dos negócios, os e-mails devem ser compostos e formatados profissionalmente. Embora essa forma de comunicação avançada promova mensagens rápidas, não reservar tempo para aderir aos padrões de etiqueta pode colocá-lo em água quente com seu supervisor.

Use linhas de assunto

De acordo com a Purdue University, sempre preencha o assunto com o tópico do seu email. Isso permite que os destinatários saibam sobre o que é seu e-mail e como devem priorizar a leitura do seu e-mail em comparação com as dezenas (ou centenas) de outros e-mails que precisam ler. Você também deve considerar que seu (s) destinatário (s) podem ter esperado ansiosamente por um e-mail seu sobre um tópico específico, mas, a menos que seu e-mail tenha uma linha de assunto, eles talvez não saibam abri-lo.

Definir um tom profissional

O tom do seu email deve ser sempre profissional. Como recomendado em um artigo de junho de 2010 no Inc.com, não faça piadas nem use sarcasmo, evite gírias ou jargões da moda e evite ser brincalhão ou bonitinho. Adicionar carinhas sorridentes e outros emoticons em um email comercial é inadequado. Mesmo que você conheça a pessoa para quem está enviando o e-mail, não sabe quantas outras pessoas poderão ver seu e-mail.

Saudações Apropriadas

Como você faria com uma carta manuscrita (ou digitada), use saudações adequadas em seu e-mail. A Purdue University aconselha os redatores de e-mail a endereçar aos destinatários uma saudação calorosa, como “Bom dia”, e concluir o e-mail com “Sincerely” ou “Thank you”. Esses tipos de saudações mantêm seu e-mail profissional e educado.

Use fontes profissionais

A fonte que você usa em seu email é um reflexo de você. Fontes com aparência de desenho animado, como fontes com letras onduladas ou cheias de bolhas, fazem o remetente parecer infantil, o que diminui o profissionalismo da comunicação. Mantenha as fontes profissionais. De acordo com o Wellesley College, as melhores fontes a serem usadas para fins comerciais são o Times New Roman, o Arial e outras fontes de impressão de livros.

Além disso, abstenha-se de alterar a fonte para que fique em letras maiúsculas, pois isso é interpretado na comunicação online como gritante.

Revise seu email

Não é profissional enviar e-mails com erros de ortografia, erros de pontuação e outros tipos de erros gramaticais ou técnicos. Tais erros fazem parecer que você não possui habilidades de escrita adequadas. Use o recurso de verificação ortográfica do seu programa de e-mail para corrigir palavras incorretas e sempre revise sua composição antes de apertar o botão "Enviar".