Exemplo de uma carta comercial complementar

Aprender a criar uma carta comercial é uma habilidade essencial para os profissionais de todos os setores dominarem, e é particularmente importante quando se inicia um novo pequeno negócio, pois você inicialmente precisa entrar em contato com potenciais clientes, funcionários e investidores. Independentemente de a carta ter a intenção de apresentar uma ideia, fornecer detalhes sobre uma venda, apresentar o destinatário a um novo produto ou agradecer a um cliente por uma compra, ele deve ter tom de cortesia e seguir o formato adequado de carta comercial.

Papel timbrado

Todas as cartas comerciais devem conter um papel timbrado na parte superior da página, o que ajuda os destinatários a encontrar a carta mais rapidamente quando ela é arquivada em outros documentos. O papel timbrado deve incluir seu nome e endereço, a data atual e o nome, título e endereço do destinatário da sua carta. Espaço duplo entre a data e o seu nome e o nome do destinatário.

Introdução

Uma carta comercial de cortesia deve incluir uma saudação formal, que cumprimenta respeitosamente o destinatário pelo nome. Não é aconselhável abordar uma carta genericamente, como “A quem possa interessar” ou “Querida senhora”, a menos que seja absolutamente necessário. Use o título apropriado e o sobrenome do destinatário, como "Caro Sr. Jones". Em seguida, escreva o parágrafo introdutório, que deve explicar precisamente por que você está escrevendo para o destinatário. Para manter o tom complacente, evite começar com um pedido de desculpas ou uma explicação e, em vez disso, concentre-se na ação.

Corpo

O corpo de uma carta comercial deve justificar a importância da sua carta, de acordo com o Purdue Online Writing Lab. Independentemente de o assunto da sua carta ser positivo ou negativo, é melhor acentuar os aspectos positivos. Concentre-se em fazer de cada sentença uma afirmação positiva, explicando o que é alguma coisa, e não o que ela não é, o que ela pode fazer e não o que não pode fazer, evitando fatos desagradáveis. Por exemplo, "Infelizmente, nossas instalações não estão disponíveis até depois de 15 de dezembro" é uma explicação negativa, enquanto "Nossas instalações serão renovadas recentemente e estarão disponíveis para aluguel a partir de 16 de dezembro".

Fechamento

O parágrafo de fechamento de uma carta comercial deve incluir uma chamada à ação, como uma solicitação para agendar uma ligação telefônica ou uma indicação da próxima etapa do processo de comunicação. Agradeça ao destinatário por reservar um tempo para considerar sua carta e terminar com uma saudação de encerramento, como “Obrigado”, “Atenciosamente” ou “Atenciosamente”. Duplique o espaço duas vezes e digite seu nome e assine seu nome acima do digitado nome.