Como escrever uma notação de conta

Existe uma correlação entre altos níveis de satisfação do cliente e um negócio atingindo sucesso e altos lucros. Por esse motivo, muitas empresas têm call centers onde os clientes podem expressar quaisquer preocupações, fazer perguntas e resolver quaisquer problemas que estejam enfrentando com os produtos ou serviços oferecidos pelas empresas. Cada vez que um cliente liga, o representante que fala com o cliente deve anotar claramente os detalhes da discussão para que a empresa tenha um registro completo da conta e situação individual de cada cliente.

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Atenda a chamada do cliente. Cada empresa tem seus próprios representantes de saudação específicos para atender os clientes ao atender chamadas telefônicas. Em um tom educado, use a saudação que sua empresa prefere para começar a conversa com o cliente.

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Acesse a conta do cliente. As empresas costumam usar números de contas de clientes para recuperar informações da conta, mas em alguns casos, o cliente pode não ter essa informação disponível. Alguns sistemas permitem que o representante obtenha contas de clientes usando o número de telefone do cliente.

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Confirme a conta e o titular da conta. Peça ao cliente as informações habituais, como os últimos quatro dígitos do seu número da Previdência Social, seu endereço, sua data de nascimento ou seu nome. Cada empresa tem seus próprios métodos para verificar as contas dos clientes.

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Identifique a pergunta ou preocupação do cliente. Se necessário, reserve um momento para rever quaisquer anotações passadas para se familiarizar com a situação do cliente. Ouça com atenção a explicação do cliente sobre sua dúvida ou preocupação e faça anotações.

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Resolva o problema do cliente e responda a todas as perguntas. Tome as medidas necessárias para garantir que você tenha satisfeito o cliente. Toda empresa tem vários métodos pelos quais lidar com as queixas individuais dos clientes. Depois de resolver o problema, pergunte ao cliente se ele está satisfeito com a maneira como você lidou com a situação para garantir a satisfação dele.

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Complete sua notação de conta. Uma notação de conta deve indicar o motivo da chamada do cliente, a ação que você tomou e quaisquer promessas feitas ao cliente. Notações de conta adequadas são vitais, pois garantem que o problema de um cliente foi resolvido e que ele recebeu um excelente serviço. Eles também garantem que os acordos foram feitos e mantidos e servem como um registro para os futuros representantes verem se o cliente ligar novamente.