Exemplo de uma fatura pro forma

As faturas pró-forma exibem uma cotação de preço para uma venda, importação ou exportação prospectiva de mercadorias. Essas faturas costumam ser usadas durante as negociações para listar os termos de uma oferta, para que a outra parte possa concordar ou responder com uma contraproposta. A fatura pró-forma não é um contrato vinculativo e nenhum pagamento é devido até que as partes celebrem um contrato. Mutuantes, agências de licenciamento e inspetores de alfândega podem solicitar uma fatura pró-forma como prova da validade da próxima transação.

Informação básica

Liste o nome da sua empresa e as informações de contato na parte superior da fatura. Indique claramente que se trata de uma fatura pró-forma e não da versão final. Inclua o nome do fornecedor e as informações de contato, juntamente com qualquer ID de cliente ou cliente usado em seu sistema de faturamento. Liste a data da fatura para diferenciar este pro forma de qualquer versão anterior ou posterior. Isso é especialmente importante se a transação estiver em negociação, porque o preço ou a quantidade de itens em uma transação podem ser alterados várias vezes antes que um acordo final seja atingido.

Detalhes da mercadoria

Inclua a quantidade e a descrição das mercadorias envolvidas na transação. Use um item de linha separado para cada tipo de produto e liste o preço unitário e o custo total de cada linha. Adicione todos os itens e mostre o resultado como um subtotal de cobranças antes que qualquer taxa de frete e manuseio seja adicionada.

Termos de pagamento

Como as transações de importação e exportação podem ocorrer entre dois países com diferentes moedas, a fatura pró-forma deve especificar o tipo de moeda a ser usado para pagamento. Se uma das partes concordou em pagar as taxas de câmbio da outra, liste os detalhes deste contrato. Defina uma data de vencimento e liste as cobranças atrasadas aplicáveis ​​por não cumprir esse prazo. Se você for estender crédito ou permitir pagamentos parcelados, explique os termos e condições.

Frete

Liste todas as taxas aplicáveis ​​de manuseio, frete e seguro que se aplicam ao transporte das mercadorias. Especifique os detalhes relevantes, como a porta de entrada ou saída e o método de envio. Inclua uma lista de todos os documentos que serão necessários para passar pela alfândega.

Entrega

Forneça uma data estimada para a entrega das mercadorias. Isso pode ser um intervalo, pois você pode não saber exatamente quanto tempo levará para obter uma linha de crédito ou passar por uma inspeção alfandegária. Por exemplo, você pode listar uma janela de entrega esperada de seis a oito semanas. Esse período de tempo pode começar após a linha de crédito ser assinada ou outro evento contingente ter ocorrido. Liste todas as cláusulas de garantia nesta seção da fatura.