Explique Por que a Separação de Dever é Importante na Contabilidade

A segregação de funções em um departamento de contabilidade serve como principal defesa contra fraudes internas. Fazer com que os funcionários verifiquem o trabalho uns dos outros pode reduzir os erros, mas erros simples não reduzem o lucro no mesmo grau. Pequenas empresas sofrem desproporcionalmente de fraude, perdendo uma média de 5% da receita, ou US $ 160.000 para roubo interno. A segregação de funções dentro do grupo contábil minimiza as oportunidades de roubar funcionários da empresa.

O triângulo da fraude

Os especialistas em prevenção de fraude reconhecem um “triângulo de fraude” que cria condições para desvio de fundos. Esse triângulo consiste em pressão financeira sobre o empregado, racionalização da ação criminal e oportunidade de cometer o crime. A segregação de funções dentro do departamento de contabilidade quebra o triângulo no ponto de oportunidade. Saber que outros revisam e verificam componentes críticos de seu trabalho altera a percepção de oportunidade de um funcionário. Dado o custo potencial da fraude de funcionários, um investimento em etapas para evitar isso fornece um bom retorno.

Fraude de Contas a Pagar

As contas a pagar, se não forem monitoradas adequadamente, oferecem muitas oportunidades para fraudes. Um funcionário pode criar faturas falsas, desembolsando fundos para uma conta que ele controla. Ou ele pode escrever cheques para si mesmo e registrá-los como pagamentos a um dos fornecedores da empresa. Separar as tarefas por função, para que nenhuma pessoa possa aprovar uma fatura, criar um novo fornecedor no sistema ou emitir um cheque, reduz essas possibilidades. Mais de uma pessoa deve monitorar os reembolsos aos fornecedores, outra fonte de atividade fraudulenta. Exigir revisão rigorosa da aprovação do fornecedor e aceitação do contrato também evita propinas pagas pelos fornecedores que recebem tratamento preferencial ou pagamentos em excesso.

Outros caminhos para fraudes

Outras funções dentro do departamento de contabilidade fornecem caminhos semelhantes para atividades fraudulentas. Possíveis fraudes na folha de pagamento incluem contas infladas de despesas, falsas reclamações de horas trabalhadas e até funcionários “fantasmas”. Em última instância, o ladrão cria funcionários que não existem, envia relatórios de tempos para eles e deposita seus contracheques em sua própria conta. Segregação de funções de contratação e pagamento quebra esse link no triângulo. Contas de clientes também criam possibilidades de fraude. Um funcionário desonesto pode simplesmente receber pagamentos em dinheiro de clientes ou desviar cheques para sua própria conta. Para ocultar o roubo, o ladrão pode desviar pagamentos subsequentes de outros clientes em um esquema chamado skimming.

Segregação de deveres em uma pequena empresa

As grandes empresas segregam os deveres contábeis nos departamentos, fornecendo os controles necessários sobre os fundos. Criar a segregação apropriada de tarefas apresenta um pequeno empresário com um desafio, mas não intransponível. Um pequeno empresário pode mandar o banco entregar o extrato mensal em sua casa. Isso garante que nenhum funcionário tenha a oportunidade de remover provas antes que alguém o veja. Quando possível, o proprietário deve assinar todos os desembolsos. A exigência de duas assinaturas em cheques pode impedir a escrita fraudulenta de cheques. Dois funcionários, ou o proprietário e o contador, devem revisar todos os depósitos bancários, itens da folha de pagamento e submissões de despesas. Esta divisão de tarefas não pode parar todas as fraudes, mas reduz a oportunidade.