Como escrever um memorando de crédito

A contabilidade empresarial pode causar dores de cabeça por vários motivos, mas, se feita corretamente, a emissão de créditos para seus clientes não precisa ser uma das causas. As notas de crédito são uma maneira simples de ajustar suas contas depois de enviar uma fatura incorreta. Usos típicos para notas de crédito incluem excesso de faturamento, pedidos curtos, remessas danificadas, produtos errados, descontos pós-fatura e baixa de pagamentos curtos. Uma nota de crédito é uma fatura negativa usada quando há uma diferença no pedido original do cliente ou no valor faturado que faz com que um cliente frequente deva muito dinheiro.

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Escreva "Credit Memo" no topo de uma folha de papel. Como alternativa, você pode usar um modelo de nota de crédito fornecido pelo seu escritório ou fabricante do software de contabilidade. Digite seu nome comercial, endereço, informações de contato, site ou e-mail e seu número de identificação fiscal no topo da página ou, se estiver usando um modelo, nos espaços apropriados.

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Digite as informações do seu cliente no lado direito da página, se você estiver fazendo o seu próprio memorando. Use os espaços em branco apropriados se estiver usando um modelo. Inclua qualquer número ou código usado para identificar o cliente na sua empresa.

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Inclua a data em que você está emitindo o memorando, o número da nota de crédito, o número da fatura original e as condições de pagamento no lado esquerdo da página ou nos espaços fornecidos pelo modelo. O número do memorando é um número único atribuído por você.

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Divida o centro da página em cinco colunas. Escreva a quantidade de cada item creditado na primeira coluna, o número de identificação do item na segunda coluna; descreva o item e o motivo do crédito na terceira coluna e o preço do item na quarta coluna. Multiplique o preço do item pela quantidade para calcular o total de linhas da quinta coluna. Etiquete cada coluna com seu nome apropriado.

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Adicione todos os preços na quinta coluna e escreva o total na parte inferior do memorando. Etiquete a linha "Subtotal".

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Calcule o imposto sobre vendas para os itens creditados multiplicando o subtotal pelo valor do imposto sobre vendas do seu estado. Escreva o valor sob o subtotal e marque a linha "Imposto sobre vendas".

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Adicione o imposto sobre vendas ao subtotal. Escreva o valor sob o valor do imposto sobre vendas e marque a linha "Total".

Dicas

• Emitir reembolsos por meio de cheque para clientes únicos ou não freqüentes.
• Você pode numerar memorandos sequencialmente, selecionar um número arbitrário ou usar o número da fatura original e finalizá-lo em "-R" ou "-CR". Usar a designação "-R" ou "-CR" evita que você tenha que examinar suas notas de crédito para determinar o próximo número necessário e a chance de duplicar um número de uma nota anterior.
• As condições de pagamento para notas de crédito são normalmente as mesmas que as condições de pagamento usadas para faturas.