Fatores a considerar ao escolher o software de contabilidade

O software de contabilidade pode fornecer às pequenas empresas muitas maneiras eficientes de gerenciar tarefas financeiras diárias, bem como fornecer gerenciamento e propriedade com relatórios úteis para ajudar a analisar o desempenho dos negócios. Sem a devida consideração, os donos de empresas às vezes cometem erros caros investindo no software de contabilidade errado, e então eles se esforçam para fazer o software funcionar ou incorrer em custos ainda maiores convertendo-os em software diferente.

Âmbito do negócio

A primeira e mais importante coisa que os donos de empresas devem documentar antes de escolher o software de contabilidade é o escopo do negócio e quais tarefas de contabilidade o software deve executar idealmente. Além dos requisitos básicos de contabilidade, faça uma lista de outros itens que você deseja que o software de contabilidade processe, como folha de pagamento, gerenciamento de estoque e contabilidade de custos. Considere o futuro dos negócios em sua decisão, bem como as operações atuais. O software que se encaixa perfeitamente hoje pode não ser suficiente daqui a um ano. Mantenha o crescimento e a expansão do negócio em mente ao criar sua lista de escopo.

Módulos Incluídos

Depois de definir o escopo do negócio e a finalidade do pacote contábil, as possibilidades de software de triagem tornam-se uma tarefa mais fácil, pois é possível eliminar facilmente as que não cobrem itens da sua lista de escopo. Para cada pacote contábil que cobre seu escopo, determine quais módulos estão incluídos no preço base e quais módulos têm um custo adicional. Por exemplo, alguns fabricantes de software cobram um preço adicional por um módulo de folha de pagamento. Anote o custo total de cada pacote de software para que você possa comparar com precisão os pacotes.

Acesso e Portabilidade

Se você tem um único local comercial e não espera que isso mude, qualquer pacote contábil instalado em um servidor de rede é adequado para sua empresa. Mas se você tem ou pretende ter vários locais, precisa considerar como os funcionários de campo acessarão o software de contabilidade, se necessário. Se você não tiver um funcionário de tecnologia da informação, configurar logins do Exchange Server pode ser um processo muito complicado para instalar ou solucionar problemas quando tiver problemas. No caso de uma pequena empresa com vários locais, ou funcionários que trabalham em casa, o software baseado na Internet pode ser a melhor escolha.

Conhecimento requerido

Um software de contabilidade poderoso e que não faz nada é inútil se seus funcionários não puderem aprender a usá-lo. Ao escolher o software de contabilidade, você deve levar em conta o nível de escolaridade de seus funcionários e a dificuldade das seleções de software. Alguns softwares contábeis exigem conhecimento contábil de alto nível para configuração e uso, enquanto outros pacotes de software são voltados para proprietários de negócios e funcionários que não possuem educação ou experiência em contabilidade.

Custo

Depois de eliminar os pacotes de software por escopo, portabilidade, módulo e requisitos de conhecimento, o último fator a considerar é o custo dos pacotes de software restantes. Ao considerar o custo, leve em conta as taxas para atualizações, licenciamento anual e suporte. Compare os pacotes de suporte técnico e inclua pacotes de suporte de taxa adicional no custo total do software de contabilidade. Se você não puder executar a instalação e a configuração do software de contabilidade por conta própria, obtenha estimativas para instalação e configuração e inclua esses números no custo geral.