Fatores de Comunicação Efetiva

Como dono de uma pequena empresa, você terá dias de mais de dezesseis quilômetros e terá dias tediosos - dias nos quais desfrutará a cada minuto e dias que quiser terminar às duas da tarde. Tanto quanto você pode abraçar a imprevisibilidade Na vida cotidiana como dono de uma pequena empresa, a única coisa que você pode contar para ser previsível é que você deve se comunicar todos os dias - com funcionários, clientes, fornecedores, representantes de vendas, grupos comunitários, funcionários do governo e estranhos totais. Você será contado e julgado pela sua capacidade de se comunicar com palavras - aquelas que verbaliza verbalmente, além daquelas que envia em mensagens de texto, anúncios e postagens de mídia social, bem como aquelas que você escreve em e-mails, cartas e apresentações.

Você não pode pensar em si mesmo como um “mestre comunicador” - talvez nem perto disso. Mas, como muita coisa depende da sua capacidade de se comunicar de forma eficaz, é imperativo que você aprimore suas habilidades de comunicação - um sábio investimento de tempo que ajudará a entender pelo menos a maior parte do tempo e, por sua vez, entenderá as pessoas ao seu redor. Para concluir este exercício adequadamente, aqui estão alguns fatores que promovem uma comunicação eficaz:

Leve-o de cima e atualize seu conhecimento das etapas envolvidas em todas as formas de comunicação.
Abrace o valor da audição ativa.
Avalie os obstáculos para uma comunicação eficaz, para que você possa superá-los.

Ao fazê-lo, você ficará com a habilidade e a confiança necessárias para servir como mestre de seu universo de pequenas empresas.

Siga o processo de comunicação

Como proprietário de uma empresa, você provavelmente perderá a conta de todos os fatores que envolvem comunicação que ocorrem em um determinado dia. Mas a maioria deles provavelmente será guiada por um propósito, como:

Transmitir informações Trocar informações Faça um pedido
Hospede uma reclamação
Persuadir Resolver um problema Reconciliar uma diferença * Entreter

Não importa qual seja seu objetivo, os passos envolvidos em todas as formas de comunicação são fundamentalmente os mesmos. Pode ajudar a visualizar as seis etapas em um círculo - uma seguindo a outra - ou uma sequência linear, da esquerda para a direita:

Remetente desenvolve uma ideia. Todas as mensagens começam com a conceituação de uma ideia. Afinal, se você não tivesse um raciocínio, não teria motivos para se comunicar.
Remetente formula a mensagem. Uma ideia deve então ser colocada em palavras; você tem que decidir como vai se expressar. Os especialistas em comunicação chamam isso de "codificação". Esse pode ser o passo mais difícil - e requer várias revisões até que você esteja certo de que está certo.
Remetente seleciona um meio para a mensagem. Como dono de uma pequena empresa, você enfrenta escolhas que seus antecessores nunca tiveram à disposição, graças à tecnologia. Isto é em parte porque este passo merece uma consideração cuidadosa. A comunicação cara-a-cara muitas vezes pode impedir o tipo de comunicação incorreta que pode ocorrer em e-mails e especialmente mensagens de texto. * O remetente transmite a mensagem, para que ela possa viajar pelo meio escolhido. Com este passo, o papel do remetente está completo.
O destinatário recebe e decodifica a mensagem. Este é o passo que pode ser repleto de desafios - precisamente onde é mais provável que essas barreiras, obstáculos e outros fatores de quebra de comunicação venham à tona. Uma comunicação eficaz não pode ocorrer, a menos que o remetente e o destinatário atribuam o mesmo significado a uma mensagem.
O destinatário fornece feedback. O feedback conclui o processo de comunicação, mas nem sempre de forma amigável. Embora todo remetente anseie por feedback positivo, o fato é que o feedback confuso, contencioso ou raivoso oferece uma oportunidade de superar as diferenças de comunicação, desde que a comunicação de mão dupla entre o remetente e o destinatário permaneça honesta e sincera.

Melhore suas habilidades de escuta ativa

Se o último ponto despertou o cético em você, então provavelmente você está pensando em uma situação em que uma troca confusa, contenciosa ou raivosa acabou mal. Não só a comunicação foi ineficaz; foi divisivo também.

A causa raiz? Com toda a probabilidade, pouca capacidade de escuta por parte do remetente ou destinatário. Ele faz uma comunicação eficaz todas as vezes, e isso não ajuda:

Já na escola primária, os alunos são repreendidos por "não prestar atenção", se forem flagrados ou parecendo distraídos. Mas prestar atenção e ouvir são duas coisas diferentes, e as escolas americanas não ensinam os alunos a se tornarem melhores ouvintes.
Ouvir e ouvir também são duas habilidades diferentes. * A audição garante a compreensão, não mais do que a procura de garantias.
A maioria das pessoas prefere falar ao invés de ouvir, muitas vezes apenas aguardando seu tempo enquanto alguém está falando para que elas possam entrar em contato.

Antes de olhar mais de perto algumas das barreiras e obstáculos mais comuns para uma comunicação eficaz e como superá-los, considere a habilidade que poderia beneficiar você (como todos os empreendedores), acima de tudo: a escuta ativa.

Assim como você provavelmente virou as páginas de um livro de uma maneira nova, uma vez que aperfeiçoou sua leitura ativa em habilidades na faculdade, você pode alcançar novos níveis de compreensão ao aperfeiçoar suas habilidades auditivas ativas. É o oposto de "escuta passiva", como quando você ouve um jogo de beisebol em um rádio de baixo volume enquanto faz chamadas telefônicas de clientes. A Universidade de Minnesota descreve a escuta ativa como:

“... dando total atenção ao que as outras pessoas estão dizendo, tendo tempo para entender os pontos que estão sendo feitos, fazendo perguntas conforme apropriado e não interrompendo em momentos inapropriados.”

A escuta ativa é uma habilidade aprendida, o que torna ainda mais surpreendente que ela não seja ensinada no ensino fundamental, médio, colegial e universitário. É preciso prática e concentração para se tornar um bom ouvinte ativo. Mas você pode se tornar um "ouvinte mestre ativo", praticando uma estratégia de cinco etapas promovida pela Universidade do Maine:

Reconheça as idéias, pensamentos ou sentimentos de alguém primeiro. Paráfrase (reafirme o que o remetente disse em suas próprias palavras). Faça perguntas abertas sem julgamento. Resumir e esclarecer. Ofereça sua opinião (diplomaticamente, claro).

A escuta ativa não garante que você nunca encontrará um problema de comunicação. Mas de todos os fatores que promovem uma comunicação eficaz, é sem dúvida o mais vital de todos. E isso é antes de você considerar as barreiras e obstáculos que estão por vir.

Superar barreiras para uma comunicação eficaz

A primeira e mais complexa barreira à comunicação efetiva é a atitude. É complexo porque engloba muitos fatores que moldam um estado de espírito, incluindo:

Gênero Status socioeconômico Cultura
Crenças pessoais
Crenças religiosas
Falta de familiaridade ou credibilidade * Percepção seletiva (o ato de filtrar o que vemos e ouvimos para atender à nossa própria agenda)

Para neutralizar esses desafios e defender os fatores que promovem uma comunicação eficaz:

Adote um tom cooperativo. * Coloque-se na posição da outra pessoa (ou, pelo menos, tente fazer isso). Chama-se empatia e é outra habilidade da vida erudita que segue o domínio da escuta ativa.
Crie um relacionamento - uma sensação de facilidade e conforto. (Com o tempo, o relacionamento pode se transformar em confiança, o que pode promover uma comunicação aberta e honesta.) Por enquanto, faça o possível para reduzir qualquer tensão e encorajar um fluxo livre de comunicação.
Mantenha uma mente aberta. Abster-se de julgar ou criticar.
Dispense com defensiva ou formando suposições prematuras.
Concentre-se atentamente na mensagem, não em quaisquer fatores contribuintes (como a presença de emoção ou um sotaque difícil de entender).

A segunda barreira para uma comunicação eficaz é a linguagem e o meio . Como atitude, é igualmente amplo e inclui fatores como:

Escolha de palavras * Tom (incluindo tom, entonação e volume)
Linguagem corporal e gestos * sugestões não-verbais

Para contrariar esses desafios e defender os fatores que promovem uma comunicação eficaz:

Use uma linguagem simples, clara e precisa. * Evite palavras e metáforas complexas.
Solte gírias e jargões do seu vocabulário. Evite linguagem tendenciosa ou palavras que impliquem estereótipos. Faça o seu melhor para alinhar suas expressões faciais com o seu tom de voz. Elimine (ou pelo menos reduza) o uso de gestos com as mãos. Você pode intencioná-los para dar ênfase, mas eles podem ser uma distração. Abster-se de fofocas (tanto ouvi-lo e espalhá-lo).
Sempre proteja o direito básico de alguém à privacidade.
Selecione um meio que complemente sua mensagem. Por exemplo, uma informação urgente provavelmente exige um meio rápido. Você sempre pode acompanhar mais tarde com um segundo meio.
Considere reforçar até mesmo uma mensagem verbal mecânica com uma mensagem escrita, se for importante. Pode servir como esclarecimento também.

Dizer o que você quer dizer e significar o que você diz pode parecer simples - pelo menos, até você detalhar e considerar alguns exemplos que podem lhe dar uma pausa. Além disso, “considerar a fonte” também é importante, porque duas pessoas podem responder à mesma mensagem de duas maneiras diferentes.

Obviamente, se você deve repreender um empregado, é melhor fazê-lo em particular e pessoalmente. Mas e se você quiser elogiar um funcionário? Você deve fazer isso com um “público” - então todos ao alcance da voz podem ouvir? Assim como você não dominou o idioma inglês em um ano, você provavelmente não aprenderá a minimizar as fraquezas da linguagem e do meio. Dê tempo a si mesmo; você perseverará.

A terceira barreira para uma comunicação eficaz é a escuta e o feedback . Sem boas habilidades de escuta, o remetente de uma mensagem não saberá se o destinatário a entende. E sem feedback, o remetente não saberá se o destinatário interpretou a mensagem corretamente. Muitos fatores podem impedir esse processo crucial, mas eles tendem a se enquadrar nas categorias de:

Desatenção
Defensividade * Pressupostos prematuros
Falta de precisão
Clareza e fluência * Inaudibilidade

O aprimoramento de suas habilidades de escuta ativa ajudará você a superar esses desafios e a promover os fatores que promovem uma comunicação eficaz. Você também pode:

Olhe alerta (e esteja alerta também). * Seja específico.
Faça perguntas por uma questão de esclarecimento.
Suspenda o julgamento - e uma resposta - até ter a certeza de que a outra pessoa terminou a mensagem. * Mesmo que seja solicitado conselho, tente oferecê- lo, não emiti- lo, como uma diretriz. Conhecido como soft pedaling, esse tipo de conselho pode ser mais facilmente aceito se você invocar a palavra “nós” - mesmo que você não seja realmente parte da solução. Ou tente: "O que você acha sobre ...?" Ou "Você já pensou em fazer ...?"

A quarta barreira para uma comunicação eficaz é o ruído e os obstáculos físicos, fatores a considerar a eliminação de uma comunicação eficaz que pode incluir:

Ruído das pessoas Ruído das máquinas Ruído do tráfego Temperatura Iluminação * Assentos e disposição
Aglomeração

Remover (ou pelo menos reduzir) essas distrações parece um remédio óbvio - que pode resolver todos os problemas. Quando você não pode - quando você está à mercê de um ambiente inferior - o melhor passo que você pode dar é mudar para um que seja mais propício para ouvir, falar e interagir. Sim, você pode ter que interromper alguém para sugerir uma mudança no local. Mas uma pequena interrupção provavelmente será menor do que a tentativa de avançar em um ambiente no qual suas mensagens importantes estão competindo com outras fontes.

Você vai aprender e crescer

Você provavelmente vai cometer alguns erros ao aperfeiçoar suas habilidades de comunicação, da mesma forma que vai cometer alguns erros ao ajustar suas opções de software, sistema de contabilidade, plano de publicidade e todos os outros elementos de sua pequena empresa.

Ao contrário de computadores e programas de computador que podem ser ajustados pressionando alguns botões, os seres humanos, como você sabe, não vêm equipados com botões ou um manual de instruções. Em parte, é por isso que a dinâmica humana do seu negócio pode se tornar a mais desafiadora - mas também a mais gratificante - de todas.