Bons critérios a serem usados ​​ao incorrer em despesas de negócios para viagens

As viagens de negócios costumam ser uma parte vital dos requisitos operacionais de uma empresa. Também pode se tornar muito caro. Gerenciar despesas que podem facilmente sair do controle requer boas políticas e diretrizes. Os funcionários precisam de parâmetros sobre o que pode e o que não pode ser gasto, bem como limites de passagens aéreas e gastos com hotel. Com políticas implementadas, os gerentes podem obter uma supervisão melhor antes que a viagem comece.

Parâmetros de Habitação

Se você não disser o contrário, um funcionário pode optar pelas melhores acomodações disponíveis. Afinal, ele está saindo de casa para empreender os negócios da empresa - por que ele não deveria aproveitar o melhor? Você pode manter seus funcionários confortáveis ​​e produtivos, especificando os tipos de hotel, como cadeias de hotéis de negócios de nível médio, de maneira ideal nos intervalos de US $ 89 a US $ 149 por noite.

Enquanto você não quer ser muito apertado, dado que algumas cidades têm custos de hotel mais elevados do que outros, não há nada de errado em estabelecer uma expectativa de um hotel de negócios com preços razoáveis. Muitas empresas dão uma lista de cadeias de hotéis preferenciais. Muitas vezes, essas cadeias atendem viajantes de negócios e incluem Internet sem fio gratuita e café da manhã leve no preço do quarto.

Custos de refeição

Os funcionários que fazem viagens durante a noite ou mais devem esperar o reembolso da refeição, mas há limites de gastos razoáveis. Muitas empresas têm diretrizes sobre quanto um funcionário pode gastar por refeição. Permita que seus funcionários tenham um bom jantar, mas não há nada de errado em dizer que $ 25 por pessoa é o limite.

Da mesma forma, tanto por custos como por razões éticas e morais, as empresas se recusam a reembolsar o álcool nas refeições dos empregados. Algumas empresas dão um passo além e consideram o álcool no almoço uma violação da política de recursos humanos e um passivo. Além disso, os funcionários que viajam durante um dia útil, mas sem pernoitar, não devem esperar refeições na empresa, a menos que você os pré-autorize.

Entretenimento

Clientes divertidos e prospectos de vendas é um custo legítimo de fazer negócios. Em muitos setores, sair para beber ou jantar faz parte de como os negócios são feitos. Algumas empresas também compendem ingressos e viajam para seus clientes. No entanto, sem supervisão, esses custos podem facilmente ficar fora de controle.

Você deve estabelecer políticas claras sobre a compra de refeições e bebidas ao viajar, incluindo orientações sobre quanto pode ser gasto por pessoa e quais locais a sua empresa considera inadequados - como clubes de strip-tease ou cassinos.

Passagens aéreas

A tarifa aérea pode ser uma das despesas mais controladas. Comprar bilhetes com antecedência, fazer vôos com escalas e ir com a companhia aérea que tem a tarifa mais baixa em vez de favorecer uma determinada companhia aérea pode gerar economias significativas. Os funcionários que reservarem sua própria passagem aérea precisam saber suas expectativas sobre como comprar seus ingressos.

Você pode exercer a supervisão exigindo que os funcionários obtenham aprovação gerencial antes de efetuar a compra. Alguns gerentes exigem que os funcionários imprimam uma lista de várias passagens aéreas para o percurso a partir de um site de viagens com desconto on-line para verificar se os funcionários estão selecionando as tarifas mais adequadas.

Supervisão Abrangente

Para agilizar o processo, tirar o fardo dos funcionários e obter uma supervisão de custos mais forte, as empresas geralmente optam por centralizar suas reservas de viagens. Você tem duas opções para isso - trazê-lo internamente ou usar uma agência de viagens de negócios.

Ter uma ou duas pessoas em casa que organizam todas as passagens aéreas, hotéis e aluguel de carros mantém as coisas sob supervisão próxima dos gerentes. Se isso for muito oneroso ou um mau uso do tempo de seus funcionários, existem agências de viagens especializadas em ajudar as empresas a encontrar as melhores ofertas para suas viagens de negócios. Antes de fazer compras, a agência envia um e-mail ao gerente apropriado para autorização. Em alguns casos, as empresas tendem a se valer mais da perícia em caçar pechinchas dos profissionais.