Diretrizes para tomar notas da reunião

Tomar boas notas é fundamental para maximizar a eficácia de uma reunião e irá ajudá-lo a lembrar de pontos importantes da apresentação. A Microsoft explica: "Se você faz anotações à mão, em um dispositivo móvel ou em um computador portátil, o uso de uma estratégia de anotações organizada pode ajudá-lo a obter resultados de suas reuniões." Seu método de anotações é uma preferência pessoal, mas deve-se considerar o propósito e o destino final de suas anotações.

Compartilhada ou Privada

Se a sua intenção é simplesmente lembrar os principais pontos da reunião para uso pessoal depois, faça anotações de qualquer maneira ou formato que você escolher. EffectiveMeetings.com explica: "Se você não se sente confortável com a caneta e o bloco de notas, tente usar um gravador ou, se for um digitador rápido, leve um laptop para a reunião." No entanto, se as suas notas ficarem disponíveis para os outros, você deve aderir a diretrizes e estilos mais rigorosos para minimizar possíveis confusões quando os constituintes os revisarem.

Estilo e formato

O formato de suas anotações deve seguir uma progressão lógica, permitindo que outras pessoas compreendam facilmente o conteúdo e retenham informações importantes. Business-Conference-Call.net sugere o uso de um formato de estrutura de tópicos tradicional: "Exaurir um sistema de numeração alfa e numérico para manter o que você está ouvindo organizado". Um esboço permite que você adicione detalhes importantes sobre assuntos diferentes sem confundir setas, asteriscos ou outras marcas. Isso é especialmente importante se a apresentação retornar a um assunto preenchido anteriormente.

Notações Relevantes

Para melhorar a qualidade de suas anotações, concentre-se apenas nos aspectos importantes da reunião ou apresentação. Business-Conference-Call.net recomenda: "Documente todos os itens-chave que você precisa lembrar ou recuperar em uma data posterior, mas mantenha o que você realmente escreve ou digite breve." Evite notar pontos que sejam de bom senso ou que você já esteja ciente. EffectiveMeetings.com sugere que você não tente fazer anotações verbais, mas sim focar nos pontos que estão sendo feitos, ao invés do palavreado usado pelo apresentador.

Uso futuro

Após a reunião, examine suas anotações e adicione informações relevantes ou detalhes que você perdeu ou omitiu anteriormente. A Gaebler.com sugere que você faça isso o mais cedo possível enquanto a reunião ou apresentação ainda estiver fresca em sua memória. Se você fez anotações com caneta e papel, transcrevê-los para um formato digital também ajuda a garantir que eles não sejam perdidos ou destruídos, pois o arquivo pode ser salvo no disco rígido do computador, enviado para um servidor da empresa, enviado para colegas de trabalho ou salvo em um pen drive USB.