Como eu uso uma planilha do Excel para controlar o tempo de empregado para importar para QuickBooks?

Os funcionários que ganham salários por hora podem estar sujeitos à Fair Labor Standards Act, administrada pelo Departamento do Trabalho dos EUA, que regula os salários e o pagamento de horas extras. A lei exige que os empregadores rastreiem as horas de trabalho diárias e semanais de seus trabalhadores. Para simplificar sua manutenção de registros e fornecer informações para a contabilidade comercial no Intuit QuickBooks, você pode usar o Microsoft Excel para criar cartões de tempo virtuais que registram o cronograma de trabalho de cada funcionário. Depois de configurar uma pasta de trabalho do Excel padronizada, você poderá reutilizá-la para cobrir todos os períodos de trabalho, com uma planilha individual representando o desempenho de cada funcionário.

Alterne para a guia "Exibir" da faixa do Microsoft Excel, clique no item "Congelar painéis" para abrir o menu suspenso e selecione "Congelar linha superior" para manter a linha inicial de sua planilha visível, independentemente de quão baixo a folha que você rola.

Digite títulos de coluna na linha A, começando com "Data" na célula A1. Configure colunas para quantos marcos do dia útil que seus funcionários usam. Se eles chegarem no início do dia e terminarem no final, você precisará de apenas duas colunas para as entradas de tempo. Se eles saírem para intervalos e refeições, você precisará de uma coluna para cada um desses pontos de tempo significativos. Depois de inserir todos os cabeçalhos de coluna para subdivisões de dia, nomeie as próximas duas colunas como "Horas diárias" e "Horas semanais".

Clique no cabeçalho da coluna A para selecionar todas as suas células. Alterne para a guia "Início" da faixa do Excel e, em seguida, clique no inicializador da caixa de diálogo sem rótulo na parte inferior do grupo Número, marcado com uma seta angulada. Quando a caixa de diálogo Número for aberta, clique no item "Data" na lista de categorias e selecione seu formato de data preferencial na lista Tipo. Clique no botão "OK".

Clique no cabeçalho da coluna B - a primeira coluna de rastreamento de tempo - e clique em "Shift" no cabeçalho da última coluna de rastreamento de tempo que você criou. Clique no iniciador da caixa de diálogo na guia Início do grupo Número da faixa de opções do Excel, selecione o item "Hora" na lista de categorias e aplique o formato identificado na lista Tipo como "1:30 PM" para exibir horários com indicadores de daypart . Clique no botão "OK" para concluir o processo de formatação.

Clique no cabeçalho da coluna de totalização diária e, em seguida, clique no cabeçalho "Shift" no cabeçalho da coluna total semanal que você marcou por último, selecionando todas as células nessas colunas. Clique no lançador da caixa de diálogo Número pela terceira vez, escolha o item "Personalizado" na lista de categorias e, em seguida, insira "[h]: mm" (sem as aspas) no campo Tipo. Esse formato numérico personalizado acomoda valores de tempo que excedem 24 horas de duração, permitindo que você some o trabalho de uma semana e exiba o resultado corretamente.

Clique na célula de totalização que registra as horas diárias. Digite um sinal de igual para sinalizar para o Excel que você está inserindo uma fórmula, clique na célula de finalização do dia nessa linha para adicionar sua localização à fórmula, digite um sinal de menos e clique no relógio na célula. Pressione "Enter" para completar a fórmula, que subtrai o tempo de saída do relógio. Se seus funcionários não fizerem um intervalo para intervalos ou almoços, essa fórmula calculará as horas de trabalho para o dia inteiro. Caso contrário, sua fórmula precisa de cálculos adicionais (consulte Dicas).

Clique na célula de totalização da semana na linha 6, que exibirá a soma das horas de trabalho de uma semana inteira e, em seguida, digite "= SUM (" (sem as aspas). Clique na célula de totalização na linha 2, arraste através da coluna até que você destaque a célula na linha 6, digite um parêntese de fechamento e pressione a tecla "Enter" para completar a fórmula.

Clique e arraste da primeira célula na linha 2 até a célula de totalização da semana na linha 6, selecionando o bloco inteiro de células e, em seguida, coloque o cursor sobre o canto inferior direito da última célula da seleção. Quando o cursor alterar a aparência para se parecer com um sinal de mais preto, arraste para baixo para preencher automaticamente as linhas de um ano, parando depois de preencher a linha 261.

Clique duas vezes na guia de título da planilha para selecionar o texto de espaço reservado que identifica a planilha. Digite o nome do primeiro empregado cujo tempo você precisa acompanhar.

Clique na intersecção da linha numerada da folha de trabalho e cabeçalhos de coluna com letras para selecionar toda a área de dados e pressione "Ctrl-C" para copiar a seleção para a área de transferência. Clique no sinal de mais ao lado da guia de nome da planilha atual para inserir uma nova planilha.

Dicas

Para acomodar um período de almoço com tempo limite, clique na célula de tempo total diário e digite "= SUM (" (sem as aspas) para iniciar a fórmula. Clique na célula de saída do horário de almoço e digite um sinal de menos, clique na célula de entrada de manhã e digite um sinal de mais; clique na célula de terminação de final de dia, digite um sinal de menos e, em seguida, clique na célula do horário de almoço. Complete a fórmula com um parêntese de fechamento e, em seguida, pressione "Enter".
Para importar dados do Excel para o QuickBooks, copie de sua planilha e cole diretamente na janela Adicionar / Editar várias entradas de QuickBooks, configure uma planilha especial que contenha dados de suas planilhas de controle de tempo ou use versões do CSV baseado em texto formato de arquivo para criar um arquivo que QuickBooks pode ingerir.
As células vazias que contêm fórmulas de controle de tempo exibem "0:00" até que você preencha as células avaliadas.
Alguns dos formatos de hora do Excel exibem um asterisco na frente de suas descrições. Esses formatos usam as configurações de horário regional estabelecidas no Painel de Controle do Windows.
Depois de configurar seu arquivo mestre do Excel, salve-o como um modelo para que você possa reutilizar cópias em branco dele sempre que abri-lo.

Avisos

Se você não digitar "a" ou "p" após um valor de tempo, o Excel automaticamente a tratará como uma entrada matutina e adicionará "am" a ela. Para simplificar as entradas de tempo, use a notação de 24 horas, que transforma "16:30" em "16:30" e "16" em "16:00".
Informações contidas neste artigo se aplicam ao Microsoft Excel 2013. Ele pode diferir ligeiramente ou significativamente com outras versões ou produtos.