Como faço para escrever uma carta comercial com recinto?

No curso de negócios normais, sua empresa precisará usar uma variedade de cartas para se comunicar com clientes, fornecedores, leads de vendas, funcionários e uma variedade de outras pessoas. Mesmo que as cartas comerciais formais pareçam um pouco desatualizadas em um mundo altamente digital, saber como formatar e redigir corretamente uma carta e os anexos aplicáveis garantirá que você e sua empresa sejam vistos como uma organização profissional.

Declare um propósito claro

Ao escrever sua correspondência comercial, indique claramente sua finalidade e conecte sua mensagem diretamente aos itens que você está anexando. Você pode estar acompanhando uma solicitação de informações sobre sua empresa, apresentando-se a um cliente em potencial ou abordando um investidor com uma proposta comercial. Quando o destinatário souber por que você está escrevendo, os anexos enviados a você farão mais sentido e serão visualizados por meio da lente da informação contida na sua carta.

Gabinetes Convida Envolvimento Continuado

Informação Digestível: Com o advento do email, a quantidade de comunicação fluindo pelas rodovias digitais é enorme. O trabalhador médio recebe entre 100 e 200 e-mails todos os dias e certamente não consegue digerir todas as informações contidas em cada um deles. Uma letra impressa pode se destacar da caixa de entrada digital e chamar a atenção do leitor. Convide seu leitor a se envolver mais completamente lendo seus anexos para obter mais informações sobre sua empresa ou responder às suas propostas.

Comentários: Embora as letras sejam uma forma de comunicação, elas são bastante unilaterais. Você tem a oportunidade de transmitir sua mensagem, mas não recebe feedback da pessoa para quem está escrevendo. Os compartimentos permitem que você ouça o outro lado da "conversa". Eles pedem uma resposta por meio de um cartão postal de retorno, e-mail ou preenchimento de um formulário e dão uma idéia de como sua mensagem foi recebida.

Exemplos de inclusões

Não há regras definidas para o que pode ser anexado à sua carta. Entretanto, envie apenas o que é essencial para o seu propósito. Não sobrecarregue o destinatário com tanto material que se sinta sobrecarregado; você quer que eles leiam o material, não o descartem. Exemplos de compartimentos incluem:

Brochuras - documentos que contêm informações sobre sua empresa, produtos ou serviços
Documentos legais - Declarações de política de privacidade, formulários de liberação
Folhas de proposta - aplicativos para fornecedores para realizar trabalhos para sua empresa
Formulários de imposto - documentos fiscais do W-9 que você precisa manter em arquivo

Formatando a Carta para Enclosures

Uma carta comercial formal deve informar o leitor de que você está anexando documentos. É uma boa ideia referir-se aos documentos pelo nome e, se eles exigirem uma resposta, mencione isso também. Por exemplo, "Por favor preencha e devolva o formulário W-9 anexo ao nosso escritório até 31 de dezembro." Além disso, no final da sua carta, duas linhas abaixo da sua assinatura, incluiu uma das seguintes notações:

Caixas (2)
Comp .: Brochura do produto (1), Análises dos clientes (2)
Enc .: Formulário W-9

No passado, a linguagem padrão para mencionar recintos incluía a frase "Fechado, por favor, ache ...". No entanto, esta frase é antiquada e caindo em desuso. Afinal, você já disse ao seu leitor que você está anexando os documentos, para que eles não precisem encontrá-los. Simplesmente escrever: "Estou anexando _ ____ " deve ser suficiente.

Compartimentos no mundo digital

Uma vez que uma grande quantidade de correspondências comerciais ocorre através da Internet, grande parte da sua carta comercial pode ter lugar como e-mails. Nesse caso, você anexará documentos eletronicamente e a redação poderá ser alterada para refletir a alteração. Certifique-se de manter os arquivos de documentos em formatos apropriados e em tamanhos razoáveis para download.

Verifique antes de enviar

Certifique-se de inserir seus anexos junto com sua carta antes do envio. Da mesma forma, se enviar um email não se esqueça de anexar seus documentos. Embora seja fácil cometer este erro, escorregar sobre esse detalhe pode prejudicar sua imagem profissional e dar ao destinatário a impressão de que você não presta atenção aos detalhes.