Como faço para escrever procedimentos de folha de pagamento?

Folha de pagamento desempenha um papel de protagonista em sua empresa quando você tem funcionários que você tem que pagar. Se você está deixando as rédeas da folha de pagamento para um empregado ou contratando alguém para assumir responsabilidades de folha de pagamento, anotar os procedimentos de folha de pagamento pode encurtar a curva de aprendizado. Escrever procedimentos de folha de pagamento também garante o mesmo resultado toda vez que a folha de pagamento é processada - cheques de pagamento precisos e oportunos.

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Descreva como os funcionários documentam e submetem o tempo. De acordo com o Departamento do Trabalho dos EUA, um empregador pode usar qualquer sistema de cronometragem que desejar - seja um quadro de horários, sistema de controle de tempo por computador ou qualquer outra coisa. Anote como os funcionários enviam o tempo trabalhado para o período da folha de pagamento e com que frequência os cheques da folha de pagamento são cortados. Por exemplo, se os quadros de horários da cópia impressa forem enviados ao gerente de recursos humanos, liste isso no procedimento para que a pessoa que processa a folha de pagamento saiba que é nesse local que eles precisam coletar as planilhas de horas.

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Percorra as ações enquanto você escreve. A melhor maneira de garantir que você inclua todas as etapas necessárias para processar a folha de pagamento é escrever as etapas conforme avança nas ações de fazer a folha de pagamento.

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Escreva como calcular os salários dos funcionários. Por exemplo, se sua empresa usa um programa de software de computador para folha de pagamento, anote as etapas que o empregado precisa executar para inserir as informações da folha de pagamento no sistema para cada empregado.

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Discuta como fazer ajustes de pagamento. Descreva os procedimentos que o empregado precisa fazer para ajustar os salários pagos aos empregados. Por exemplo, se um empregado tiver um dia de férias não remunerado, descreva como o ajuste da folha de pagamento é feito para deduzir o salário da jornada de trabalho do cheque do empregado.

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Listar cronograma de pagamento Inclua uma descrição das verificações de folha de pagamento de freqüência são cortadas (semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente).

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Descrever como imprimir cheques ou enviar informações sobre a folha de pagamento ao agente de folha de pagamento. Depois que o funcionário inserir as informações da folha de pagamento no software do computador ou no sistema de controle de horas, descreva como imprimir as verificações da folha de pagamento ou enviar os registros da folha de pagamento ao serviço de folha de pagamento que imprime as verificações da empresa.

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Mantenha os registros. A Receita Federal sugere a manutenção de registros de pagamento de funcionários, como W-2s, cartões de ponto, declarações fiscais e outros registros da folha de pagamento por pelo menos três anos. Descreva onde esses registros são armazenados e como o funcionário deve lidar com a apresentação desses registros ou salvar esses registros (eletronicamente e / ou em forma de cópia impressa).

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Peça a um funcionário que teste as instruções preliminares. Depois que o primeiro rascunho das etapas for escrito, peça a um funcionário que siga as instruções para ver se ele processa a folha de pagamento corretamente. Permita que o funcionário forneça feedback sobre as áreas das instruções que não fazem sentido ou que tiveram problemas.

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Escreva os passos finais. Usando o feedback do funcionário, refine e ajuste os procedimentos da folha de pagamento em um formato final.