Procedimentos de controle de documentos

Os procedimentos para controle de documentos garantem que os funcionários nas operações da empresa usem os documentos certos para realizar seu trabalho. Os procedimentos são um componente chave do processo de garantia de qualidade. Eles rastreiam a preparação e o manuseio de documentos para garantir que os funcionários responsáveis ​​pela documentação substituam os documentos obsoletos pelas versões mais recentes. Tais procedimentos incluem registros dos funcionários que criaram, alteraram e aprovaram documentos para que a empresa possa determinar como evitar erros e melhorar a qualidade de seus produtos e serviços.

Criação

Os procedimentos de controle de documentos especificam quem é responsável pela criação de documentos específicos e como o originador do documento deve identificá-lo. Além de dar ao documento um nome em formato prescrito, o funcionário responsável deve assinar o documento para se identificar como originador. A assinatura do documento indica que o empregado considera o trabalho completo e ele deve incluir a data que mostra quando ele concluiu o trabalho.

Reveja

Os princípios de garantia de qualidade exigem que as empresas revisem muitos de seus documentos quanto à precisão, especialmente desenhos técnicos e especificações. Procedimentos de controle de documentos detalham quais documentos devem ser revisados, por quem e como registrar tal revisão. Normalmente, um procedimento de revisão especifica quais qualificações um revisor deve ter e como o revisor realiza as alterações necessárias no documento. Ele detalha como registrar as alterações e onde o revisor deve assinar para indicar que concluiu uma revisão bem-sucedida.

Revisão

Além das alterações feitas durante uma revisão, as alterações necessárias na documentação geralmente resultam de alterações em projetos ou operações. Os procedimentos de controle de documentos especificam quem inicia as revisões e quem as realiza. Depois que uma revisão é concluída, o documento revisado recebe uma designação que permite aos funcionários identificá-lo como a revisão mais recente de uma data específica. O documento antigo recebe uma designação como obsoleta e uma marca que não é mais atual.

Substituição

Uma parte fundamental dos procedimentos de controle de documentos detalha como uma empresa garante que as versões mais recentes de documentos substituam versões obsoletas nos locais onde os documentos estão em uso. Os procedimentos especificam quem é responsável pela renovação da documentação, muitas vezes o iniciador das revisões. Por outro lado, os procedimentos instruem os usuários da documentação sobre a identificação de material obsoleto e como verificar as revisões mais recentes.

Documentos Externos

As empresas freqüentemente precisam usar a documentação que vem de fora da empresa. Esses documentos não seguem os procedimentos internos quando chegam pela primeira vez. Os procedimentos de controle de documentos especificam quem é responsável pela integração de tais documentos no sistema da empresa. Eles detalham como identificar os documentos externos, se uma revisão é necessária e como proceder com as revisões, se necessário. Uma vez integrados, os funcionários responsáveis ​​garantem que os documentos externos relevantes estejam disponíveis onde necessário.