Tipos diferentes de cartas de negócios e suas peças de esqueleto

As cartas são uma ferramenta importante para a comunicação de pequenas empresas. Eles permitem que você compartilhe informações com os destinatários ou compelem-os à ação, além de criar trilhas de papel que podem servir como registros oficiais. As cartas comerciais assumem várias formas, mas todas devem começar por identificar seu objetivo de escrever em nome de sua organização. Organize sua carta da maneira apropriada para o seu propósito, tendo o cuidado de usar a gramática e ortografia adequadas, juntamente com apresentações visuais profissionais e tom. Aliste um segundo conjunto de olhos sempre que possível para garantir que o produto final reflita o objetivo pretendido.

Elementos de uma carta de apresentação

Uma carta acompanha qualquer número de documentos comerciais, incluindo propostas e relatórios. Seu cabeçalho aborda o destinatário pretendido - muitas vezes sob o cuidado de seu assistente administrativo. Seu corpo rapidamente orienta o leitor e detalha o número e a natureza dos itens anexados. Por exemplo: “Em nome da Medley Markets, permita-me agradecer mais uma vez por se reunir com nossa equipe de gerenciamento em 1º de abril. Para acompanhar, um rascunho de contrato de serviço é anexado à sua análise.” A capa é encerrada com detalhes de contato. apoiar ações futuras. Tal carta pode continuar: “Por favor direcione quaisquer redlines ou execuções propostas para Kelly James, diretor de negócios, até o último dia útil do mês. Estamos ansiosos para formalizar nosso relacionamento com você. ”Além disso, adicione“ Enclosure ”ou“ Enclosures ”- dependendo do número de itens anexados - abaixo da linha de assinatura da carta.

Componentes de uma carta de vendas

Uma carta de vendas comercializa os produtos e serviços da sua pequena empresa. Dirija sua carta a um indivíduo que tenha o poder de influenciar significativamente as decisões de compra. Forneça um título atraente e compartilhe informações sobre o que você está vendendo no corpo. Por exemplo: “Em 2013, o Interiors Elite foi eleito pelos consumidores como a empresa número 1 em têxteis da nossa cidade. Nós somos verdadeiramente 'um corte' acima do resto! Fechado, encontre amostras de tecido e um índice de preços para nossa nova linha de interiores de molas. ”Uma carta de vendas fecha com etapas de acompanhamento que suportam o comportamento de compra imediato:“ Entre em contato com os serviços ao cliente nas próximas duas semanas, fazendo referência ao Código 525. economia em nossas opções de design personalizadas ”.

Partes de uma carta de confirmação

Uma carta de confirmação confirma o recebimento de informações ou materiais ou, de outra forma, reconhece uma ação. Além disso, geralmente expressa gratidão. Sua carta pode ser breve, mas seu tempo é vital. Certifique-se de que as informações de contato precisas apareçam no cabeçalho para que sua confirmação seja rápida e eficientemente direcionada. Inclua o idioma no corpo da carta indicando claramente o que sua empresa confirma. Você pode escrever: "A Next Step Gym confirma o recebimento do seu pagamento no valor de US $ 125, 00 em 15 de março. Agradecemos a escolha de nossas instalações." Resuma os próximos passos da conclusão da carta: "Reintegraremos sua associação na data de esta carta e estamos ansiosos para vê-lo em breve. ”

Seções de uma carta de ajuste

Responda às reclamações dos clientes com uma carta de ajuste. O título aborda a pessoa que emitiu a reivindicação. O corpo reconhece calorosamente o assunto que chamou a atenção da sua empresa e, em seguida, declara como você o resolverá. Como exemplo: “O Grupo Easy Numbers agradece sua recente consulta sobre sua fatura datada de 15 de fevereiro. Investigamos este caso e determinamos que o saldo de sua fatura anterior foi aplicado incorretamente. Portanto, creditaremos imediatamente $ 49, 52 na sua conta. ”Expresse sua gratidão pelo fechamento da carta de ajuste. Por exemplo: “Nós realmente valorizamos sua lealdade. Obrigado por escolher nossa empresa nos últimos 11 anos. ”

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