Como documentar refeições com um imposto sobre os impostos das empresas

Quando as viagens de negócios levam seus funcionários para fora de casa, pelo menos parte do custo de suas refeições é dedutível. O IRS, no entanto, pode querer provas documentadas de que sua equipe não apenas embolsou o dinheiro como renda extra. Em vez de os funcionários rastrearem suas despesas, refeição por refeição, você pode pagar uma diária para as refeições e, possivelmente, outras despesas, como hospedagem. Desde que a política da sua empresa esteja de acordo com as regras diárias do IRS, seus funcionários em viagem não precisarão fornecer um registro de cada refeição que compraram.

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Defina uma taxa diária para funcionários igual ou menor que a taxa federal padrão. Em 2010, por exemplo, a taxa padrão de refeições para a maioria das comunidades pequenas era de US $ 46, embora os funcionários que viajavam para cidades maiores recebessem mais. A publicação 1542 do IRS fornece taxas específicas de cidade por cidade.

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Instrua seus funcionários a manter um registro de suas viagens de negócios. Com um per diem, você não precisa de recibos para cada refeição; os formulários que mostram que você pagou as diárias são comprovantes de despesas, se estiverem na taxa federal. No entanto, você precisará de uma declaração por escrito, livro de registro ou outro documento informando as datas em que seu funcionário esteve fora da cidade, o destino e o objetivo comercial da viagem.

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Aceite os recibos de qualquer despesa de refeição que ultrapasse a taxa federal diária. Se seu empregado teve que gastar US $ 200 em uma refeição de negócios com um cliente e você reembolsá-la, você precisará de um recibo para a refeição no caso de a Receita Federal verificar. Você também terá que informar o reembolso em excesso - o valor acima do per diem federal padrão - na W2 do funcionário.

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Mantenha os registros de despesas em seus arquivos por três anos. Normalmente, o estatuto do IRS de limitações corta três anos depois que você arquivar seus impostos, a menos que você seja suspeito de fraude ou deliberadamente sub-relatar 25% ou mais de sua renda.

Gorjeta

• Se você for viajar a negócios, como proprietário da empresa, precisará manter um recibo para cada refeição separada para satisfazer o IRS, mesmo com um per diem. O mesmo vale se você pagar uma diária para um funcionário que também seja membro de sua família.