Como um coordenador de eventos gasta um dia de trabalho?

Espere o inesperado. Esse poderia ser o lema de todos os coordenadores do evento. A maioria dos planejadores de eventos concorda que não existe um dia típico. Basta perguntar a Carol Rosen, uma certificadora de eventos especiais certificada de Los Angeles. Um dia, Rosen se conecta com novos fornecedores. A próxima, ela está elaborando contratos de eventos. Com funções abrangentes e prazos constantes, o campo é rápido e exigente. "Em suma, não há horas suficientes no dia, e não há fins de semana suficientes no ano", disse Lou Ann Dunn, uma certificada Master Bridal Consultant e proprietária da Artful Parties em Salina, Kansas. O estresse pode valer a pena, no entanto. Os organizadores de eventos dizem que nada é mais gratificante do que dar aos clientes o evento dos sonhos. O planejamento de eventos é uma das melhores profissões no momento, de acordo com o US News & World Report. Números do Bureau de Estatísticas do Trabalho dos EUA mostram segurança no emprego, com o emprego de planejadores de reuniões e convenções para crescer um total de 16% entre 2008 e 2018.

Tarefas de rotina

Os organizadores de eventos gastam muito do seu tempo no escritório. Para Rosen, isso significa muitas horas no computador ou no telefone com fornecedores ou clientes, elaborando contratos, programações de produção, plantas baixas e outros detalhes. Rosen disse que recebe "muitos, muitos" e-mails de fornecedores que querem trabalhar com ela ou estar em sua lista preferida, e ela gasta tempo a cada dia referindo-os a redes e fontes educacionais. A partir do escritório, os coordenadores de eventos também pesquisam e escolhem locais para eventos, organizam serviços de apoio, como catering, estabelecem comunicações eletrônicas para eventos, negociam acordos com instalações e fornecedores e criam orçamentos que projetam despesas com eventos.

O trabalho fora do escritório pode incluir a execução de tarefas relacionadas a eventos e a realização de reuniões de relacionamento com locais e fornecedores, como fotógrafos, fornecedores e floristas.

O desenvolvimento de ideias também faz parte do trabalho. Quando não está criando contagens regressivas para grandes eventos, Tiffany Klein, planejadora de eventos certificada com Rosecrest Special Events em San Francisco, disse que vasculha revistas, a Internet, museus, restaurantes e butiques para decoração, vendas e idéias de locais. "Eu gosto que cada grupo tenha uma reviravolta e não acho que tenha feito a mesma coisa duas vezes", disse Klein. Se um evento está pendente, Klein está ocupado confirmando cardápios, conversando com floristas e fornecedores "um milhão de vezes" para esclarecer detalhes de última hora, arrumando iluminação, criando lembrancinhas e organizando manobristas e revistas, entre outras tarefas. "São os pequenos detalhes - a banda de jazz que toca na hora do coquetel, ou coasters alemães de cerveja e canecas de cerveja em uma festa da Oktoberfest - que tornam a festa realmente especial e memorável para os convidados", disse Klein.

Reuniões com Clientes

Reunir-se com os clientes é uma grande parte do trabalho de qualquer coordenador de eventos. Rosen agenda “dias de reunião” para consultar clientes em um “ambiente relaxado, mas profissional” em seu escritório em casa. Ela se encaixa em duas reuniões por dia, com tempo entre cada uma para organizar arquivos relacionados a eventos. Ela gosta especialmente de trabalhar com clientes que solicitam o inusitado ou impraticável - e encontrar uma maneira de fazer a ocasião acontecer. Por exemplo, ela produziu um casamento em sete semanas para uma noiva com um orçamento pequeno e uma mãe com câncer no estágio 4. A mãe estava lá para dançar no casamento da filha e faleceu semanas depois. "Não há nada melhor do que poder trabalhar um pequeno milagre", disse Rosen.

Mas trabalhar com clientes nem sempre acontece conforme o planejado. Espere pessoas que entraram, ou potenciais clientes que chegam sem um compromisso. "Um walk-in pode destruir um dia", disse Dunn. “É um julgamento de como lidar com um walk-in. É muito difícil recusar um cliente em potencial. Mas, por outro lado, você tem que tomar uma decisão sobre o que é melhor para você e sua empresa. É aí que ser um planejador de eventos experiente ajuda. ”

Altura de começar

Crunch time para coordenadores de eventos vem durante eventos. Os planejadores devem estar à disposição para cada evento, monitorando a entrega e a configuração de produtos de venda, como alimentos, iluminação ou estandes, e ajudando a registrar os participantes e emitir os crachás. Eles organizam o transporte de ida e volta do evento e ajudam os participantes a fazer reservas de hospedagem. Também na lista de tarefas: Verificar as salas de reunião quanto a equipamentos de assento e audiovisuais suficientes e garantir que os eventos sigam as regulamentações de incêndio e trabalho. Os coordenadores devem avaliar se o evento atendeu às metas dos clientes, muitas vezes por meio de pesquisas que solicitam feedback sobre as experiências dos participantes. Após o show, um planejador pode comparar os custos e benefícios do evento para ajudar os clientes a determinar se a despesa valeu a pena. Para Klein, o dia do evento é a cereja em seu bolo. “Ver uma sala de aula, refeitório ou quintal transformado em uma festa é realmente divertido e gratificante”, disse ela.

Demandas Físicas

Não espere um horário de nove a cinco. Os planejadores podem trabalhar substancialmente mais de 40 horas por semana, levando a um grande evento. Durante um evento, as horas podem ser executadas das 5h à meia-noite. As horas de fim de semana também são comuns. Coordenadores de feiras e reuniões geralmente enfrentam horas de pé, caminhando e levantando suprimentos. Para Rosen, que é especialista em casamentos, a pressão traz uma grande recompensa: “A maior alegria é ajudar alguém a produzir um evento social que é exatamente o que eles imaginaram, e onde todos os elementos se juntam perfeitamente”.