Como enviar e-mail para empresas

Alguns proprietários de novos negócios cometem o erro de tratar o email comercial com o mesmo respeito que um email pessoal a um amigo ou membro da família. Na verdade, é importante respeitar a etiqueta e as regras do e-mail comercial para que seus contatos o levem a sério. Quando você se orgulha de como escreve seu e-mail, da mesma forma que cria cartas comerciais formais, ajudará a garantir a seus clientes (potenciais e atuais) seu profissionalismo.

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Digite um assunto que aborda especificamente sua empresa com o destinatário. Se você não tiver contatado essa pessoa no passado via e-mail, ele poderá confundir isso com spam se você deixar a linha de assunto em branco ou incluir uma mensagem criptografada ou comercial. Por exemplo, em vez de apenas dizer "Oi", escreva em "Acompanhamento dos resultados da campanha publicitária".

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Formate seu e-mail comercial como uma carta comercial padrão, comece a escrever o corpo imediatamente - não é necessário inserir o nome e o endereço do destinatário como parte superior. Cumprimente o leitor com um simples "Olá" e o primeiro nome do destinatário, se informal, ou título e sobrenome, se formal. Justifique os parágrafos - sem recuo na primeira linha - e separe cada parágrafo com uma linha em branco.

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Atualize a memória do leitor ou explique por que você está entrando em contato com ele na primeira linha do email. Por exemplo, se você conheceu essa pessoa em um evento do setor e discutiu a publicidade em sua publicação, diga isso na primeira linha e mencione seu nome completo. Se você tiver um caso ou número de ID relacionado a esse contato, poste-o com destaque na parte superior do e-mail.

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Marque a ortografia de todo o texto do seu email comercial para garantir que as suas palavras e frases sejam colocadas corretamente. Se você adicionou o nome do contato ao seu catálogo de endereços, verifique se ele está escrito corretamente e se tem a capitalização correta. Certifique-se de que o seu próprio nome, que aparecerá na linha "De" do destinatário, também esteja escrito corretamente.

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Encerre seus e-mails comerciais com "Atenciosamente", "Sinceramente" ou sem cumprimentos.

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Crie uma assinatura profissional para finalizar todos os seus e-mails comerciais. Isso é semelhante ao cabeçalho que você normalmente encontra no topo de uma carta comercial - a outra parte precisa saber como entrar em contato com você fora do email. A assinatura inclui seu nome completo, cargo, endereço e outros detalhes de contato.

Dicas

• Fale formalmente em sua carta de e-mail, assim como você escreveria se fosse uma carta impressa.
• Evite adicionar anexos à sua primeira comunicação por e-mail com um contato comercial, a menos que você tenha conversado recentemente sobre o que está prestes a enviar por telefone.
• Use o campo "BCC" se desejar adicionar outros destinatários ao e-mail, a menos que o destinatário principal esteja familiarizado e trabalhe diretamente com esses outros destinatários.