Como garantir que a política de funcionários seja eficaz

Como proprietário de uma empresa de pequeno porte, você pode estar escrevendo e implementando a política de funcionários pela primeira vez - e as políticas de funcionários eficazes podem ser difíceis de redigir. Dos códigos de conduta dos funcionários à cadeia de comando, quando algo dá errado, o que parece ser uma boa ideia quando você está escrevendo em seu próprio escritório pode não ser uma boa ideia quando se trata de operações de funcionários da vida real. Entre e avalie sua política logo após sua implementação e novamente após algumas semanas ou meses para determinar a eficácia a curto e a longo prazo.

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Crie uma lista de políticas importantes para funcionários da sua empresa. Obtenha ajuda quando realmente estiver escrevendo o manual do funcionário. Escreva rascunhos de políticas ou ideias para políticas importantes para a maneira como você deseja administrar sua empresa. Por exemplo, você pode ter um determinado código de conduta que deseja que os funcionários sigam ou talvez você queira redigir uma política para garantir que uma determinada pessoa ou departamento não seja ultrapassado. A Administração de Pequenas Empresas dos EUA informa que você deve ter políticas básicas sobre salários, discriminação e outras questões importantes. Consulte a administração e um advogado ao redigir a política para garantir que seja legal e atenda ao seu propósito.

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Escreva políticas em linguagem clara e fácil de entender. Inclua definições em que as palavras possam ter vários significados e evitar o uso de palavras que possam ser facilmente interpretadas erroneamente. Por exemplo, o Centro de Gerenciamento de Risco Sem Fins Lucrativos aconselha contra usar o termo "funcionário permanente", pois sugere que um funcionário não pode ser demitido. Consulte o seu advogado sobre quaisquer outras palavras facilmente mal interpretadas.

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Comunique claramente sua política para seus funcionários e seus supervisores. Realize sessões de treinamento durante as quais você explica políticas e solicita perguntas. Responda a perguntas do tipo "what-if". Por exemplo, se o seu escritório tiver uma política para denunciar anonimamente o assédio sexual, responda à pergunta: "E se eu estiver sendo assediado, mas não quiser que ninguém saiba?"

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Avalie sua política com frequência, usando métodos diferentes. Por exemplo, acompanhe o número de vezes que um problema é tratado de acordo com a política, comparado com o número de vezes em que não é. Distribua uma pesquisa que peça aos funcionários para classificar uma política em termos de sua eficácia. Algumas políticas, como o código de conduta de um funcionário, podem ser mais fáceis de avaliar para os funcionários do que para os gerentes, pois os funcionários sabem se a política está sendo mantida no dia-a-dia.

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Reforce a política. Uma política só é eficaz quando é aplicada. Tem sessões de perguntas e respostas nas quais os funcionários que violaram uma política podem "reaprender", de modo a manter o ambiente de escritório amigável e colaborativo. Determine ações disciplinares para aqueles que desconsideram políticas ou cometem erros sérios.

Gorjeta

• Esteja disposto a mudar uma política que seja ineficaz. Aprenda com os problemas, implementando novas políticas ou alterando as existentes para que esses mesmos problemas não se repitam.

Aviso

• Não permita que políticas de funcionários substituam uma boa cultura de negócios. Mesmo em um pequeno negócio, construa uma cultura de respeito e colaboração, na qual os trabalhadores agirão apropriadamente porque querem, não porque alguém lhes disse para fazê-lo.