Como Facilitar uma Equipe

A facilitação de equipes é mais arte do que ciência. Facilitadores eficazes possuem qualidades e características como objetividade, boa resolução de problemas, tomada de decisão, gerenciamento de equipe e habilidades de comunicação que são difíceis de medir em termos quantitativos. O processo de facilitação determina como os membros da equipe em sua pequena empresa interagem uns com os outros e com toda a equipe, além de como eles tomam decisões, resolvem problemas e gerenciam conflitos como uma equipe.

Conheça suas responsabilidades

Uma perspectiva de facilitação é que um bom processo produzirá um bom resultado. Essa perspectiva significa que o papel de um facilitador de equipe é mais focado em reuniões de equipe e em como as equipes trabalham juntas durante as reuniões do que em um produto de trabalho ou resultado específico. As responsabilidades se concentram em projetar e planejar as reuniões da equipe, orientando a reunião à medida que ela avança e garantindo que haja participação efetiva e ativa. Quando a reunião termina, os facilitadores permanecem responsáveis ​​por garantir que as atas das reuniões, incluindo os resultados, as ações e as perguntas sejam devidamente registradas, e qualquer acompanhamento necessário seja efetivamente tratado antes da próxima reunião agendada.

Crie uma agenda

Comece criando uma agenda de reuniões detalhada que defina claramente o objetivo da reunião e defina os objetivos da reunião. Distribua a agenda alguns dias antes da reunião para que os participantes saibam o que esperar e tenham tempo para se preparar. Quanto mais detalhes você incluir, mais útil será a agenda como ferramenta de facilitação. Uma agenda pode, por exemplo, garantir que a reunião não atropele seu tempo alocado, mantenha os participantes focados, aumente a participação nas reuniões e elimine o potencial de quaisquer desculpas quando os participantes tiverem resultados a apresentar.

Definir regras básicas apropriadas

Regras básicas claras e bem definidas são cruciais para garantir que a atmosfera da reunião seja cortês e respeitosa, especialmente se você espera que um debate acalorado aconteça. Inicie a reunião permitindo que todos participem da definição de regras básicas que enfoquem, por exemplo, a participação e o valor de opiniões divergentes. Inclua uma regra de confidencialidade e uma lista do que não será tolerado quando as opiniões entrarem em conflito e os participantes discordarem, como abusos, xingamentos ou ataques pessoais. Registre e exiba regras básicas durante toda a reunião em um local visível.

Observe e intervenha

Mantenha as reuniões da equipe no caminho certo e concentre-se em atingir os objetivos observando o que está acontecendo e intervindo quando necessário. Por exemplo, intervenha quando um ou dois participantes parecem estar controlando a discussão direcionando uma pergunta para um participante inativo. Incentive a participação geral fazendo perguntas abertas que estimulem a discussão e uma comunicação aberta e ponderada. Seja direto e direto quando as discussões começarem a ficar fora do caminho, lembrando o grupo do tópico originalmente para discussão. Ofereça-se para agendar outra reunião para discutir o novo tópico ou deixar que o grupo saiba que você o incluirá na agenda da próxima reunião regularmente agendada.