Como gerar um relatório do MS Access para um arquivo do Excel

O Microsoft Access é o poderoso aplicativo de banco de dados relacional fornecido com versões profissionais e corporativas do Microsoft Office. Inúmeras empresas ao redor do mundo usam os bancos de dados Access para potencializar o inventário interno, a contabilidade e outros aplicativos centrados na produtividade. Por conta própria, o Access é capaz de realizar muitos dos cálculos que você pode esperar de um aplicativo de planilha do Microsoft Excel. Usando seus poderosos recursos de relatório, o Access também pode criar relatórios dinâmicos baseados em dados com base em um número virtualmente ilimitado de critérios ou variáveis. Embora os relatórios do Access sejam excelentes ferramentas para decisões de negócios internas, contadores externos ou auditores podem não ter acesso e poder visualizar relatórios gerados a partir do programa. Praticamente todos os contadores, CPAs e auditores têm o Excel (ou um aplicativo compatível com Excel) instalado em seus computadores, portanto, se você quiser fornecer a um usuário não-Access uma versão editável e visível de um relatório criado no programa de banco de dados, você deve exportar seus dados para uma planilha do Excel.

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Inicie o Microsoft Access no seu computador. Clique na guia “Arquivo” e clique em “Abrir”. Abra o banco de dados do Access que contém o relatório que você deseja exportar para o Excel.

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Clique no “Painel de Navegação” no lado esquerdo da janela principal do banco de dados. Role para baixo até a seção "Relatórios" na parte inferior do painel Todos os Objetos do Access.

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Clique duas vezes no nome do relatório que você deseja exportar para o Excel. O Access executa o relatório e o exibe à direita do painel Todos os Objetos do Access.

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Clique na guia "Dados externos" na barra de opções. Clique no ícone "Excel" no cabeçalho Ferramentas de Layout do Relatório.

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Clique no botão "Procurar" na janela "Exportar - Planilha do Excel". Selecione a pasta no seu PC em que você deseja salvar a versão do Excel do relatório e clique em "Salvar".

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Clique na seta suspensa ao lado do rótulo "Formato de arquivo". Clique e selecione a versão do Excel para a qual você deseja formatar o arquivo exportado. A lista contém duas opções: “Excel 97 - pasta de trabalho do Excel 2003” e “Microsoft Excel 5.0 / 95, ” que é o padrão. Na maioria dos casos, você deve deixar o valor definido como padrão.

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Deixe a opção "Exportar dados com formatação e layout" ativada, a menos que você queira exportar dados brutos sem cabeçalhos ou formatação de layout. Ative a opção "Abrir o arquivo de destino após a conclusão da operação de exportação" se desejar que o arquivo exportado seja aberto imediatamente no Excel após a conclusão do processo de conversão. Caso contrário, deixe a caixa ao lado da opção desmarcada.

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Ative a opção "Exportar apenas os registros selecionados" se estiver visualizando um relatório que exibe apenas determinados registros no conjunto de dados. Caso contrário, deixe a opção em branco.

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Clique no botão "OK". Após alguns segundos, a janela Salvar etapas da exportação é exibida na tela. Ative a opção "Salvar etapas da exportação" se quiser usar as mesmas opções de exportação do Excel no futuro. Clique no botão "Fechar" para fechar a janela "Exportar - Planilha do Excel". Se você ativou a opção “Abrir o arquivo de destino após a conclusão da operação de exportação”, o Excel será aberto e exibirá o relatório no formato de planilha. Caso contrário, você deve abrir o relatório no Excel usando o “Arquivo | Abrir ”na barra de fita.

Gorjeta

• Você pode acessar suas configurações de exportação salvas clicando no ícone "Exportações salvas" na guia Dados externos da barra de opções. Isso permite exportar relatórios do Access para o Excel mais rapidamente com as opções selecionadas.