Como dar um bom PowerPoint para sua organização

O PowerPoint é elogiado por sua capacidade de permitir que pessoas que não foram treinadas como palestrantes públicos façam apresentações para o público, mas também é considerado o motivo pelo qual tantas boas ideias não conseguem atingir o público que não consegue decifrá-las no meio do clipe ruim. arte e animações zippy, sem sentido. Na melhor das hipóteses, apresenta gráficos atraentes que mostram grandes ideias sem a necessidade de muito texto, como fez a empresa de design Empowered Presentations em "A verdade conveniente", uma mensagem antifumo premiada. Na pior das hipóteses, ele afoga fatos cruciais em resmas de narrativa, como fizeram as apresentações internas da NASA ao não alertar a gerência sênior sobre as falhas críticas de projeto que levaram o ônibus espacial Columbia a explodir. Quando for a sua vez de fazer uma apresentação em PowerPoint para sua empresa, planeje alcançar o sucesso e evitar falhas em todas as etapas.

Saiba o que você deve transmitir antes de criar sua apresentação. É tentador mergulhar e começar a escolher gráficos, criar slides ou selecionar cores assim que receber a tarefa a ser apresentada. Para obter melhores resultados, esclareça a mensagem e o que está em jogo para fazer isso. Uma apresentação para um cliente em potencial requer uma abordagem diferente de uma conversa interna com gerentes de departamento.

Aplique um tema visual consistente em toda a sua apresentação. Evite usar vários tipos de letra ou fazer com que cada slide pareça completamente diferente do seguinte. Escolha um tema na galeria do PowerPoint e use ou personalize-o ou desenvolva o seu próprio que reflita a identidade da sua empresa.

Limite o texto. Os slides não precisam consistir em uma manchete e um punhado de balas. Sua mensagem se perde quando é apresentada sem recursos visuais para provocar pensamentos. Use um visual simples e atraente para fornecer o pano de fundo para sua narrativa.

Use um tamanho de texto que as pessoas da linha de trás possam ler. Teste sua apresentação sob condições tão próximas daquelas em que você apresentará como você pode configurar. Sente-se o mais longe possível da tela de projeção ou monitore sua audiência e avalie a legibilidade do seu conteúdo. Amplie seu texto até que fique claro e avalie seu conteúdo para ver se você pode reduzir sua dependência do palavreado.

Mantenha um contraste de cores legível entre seu texto e seu plano de fundo. Mantenha as necessidades das pessoas com problemas de percepção de cores em mente ao escolher esquemas de cores. Evite colocar opostos de cor em cima uns dos outros. Não apenas o texto vermelho em um fundo verde parece estar vibrando, mas o resultado pode ser ilegível para alguém que é daltônico.

Escolha os gráficos com cuidado. Evite clip-art que você usou antes ou imagens que você considera banal ou brega. Procure por fotografias eficazes e de boa qualidade com licenciamento livre de royalties barato ou autorização de uso de código aberto.

Use animação com sabedoria e moderação. Se cada slide aparecer, aumentar o zoom, virar e voar, seu público poderá ficar dividido entre tontura e riso. Pergunte-se por que você precisa de uma animação específica e, se a sua única resposta for "porque está na lista de opções do programa", retire-a.

Não basta ler seus slides para o seu público e chamá-lo de uma apresentação. É mais provável colocá-los para dormir do que atrair sua atenção. De fato, se todos os seus slides consistirem em texto, sua apresentação não envolverá seu público o suficiente para fazer seu ponto.

Mantenha suas informações pertinentes ao seu público no assunto e na linguagem. Não explique os termos técnicos para as pessoas que os usam todos os dias ou para o jargão de um público que não sabe do que você está falando.

Envolva seu público; não apenas faça uma palestra para eles. Crie oportunidades para fazer perguntas que solicitem envolvimento e mostre ao público que os pontos que você está fazendo estão relacionados às necessidades deles.

Ensaie sua apresentação, especialmente se você estiver usando eventos programados nela. Pratique na frente de uma audiência de teste que não conhece o seu assunto. Faça-lhes perguntas elaboradas para descobrir com que clareza você fez seus pontos e onde pode melhorar sua narrativa.

Verifique se o seu equipamento está funcionando. Se você está apresentando em seus próprios escritórios, configure seu computador e equipamentos de projeção com antecedência e teste todos os aspectos, desde o sistema operacional e o software até a lâmpada do projetor. Se você está apresentando na estrada, planeje os problemas para que você não seja pego por eles se eles ocorrerem. Traga cabos extras, uma cópia do seu arquivo do PowerPoint em um pen drive, e até mesmo um laptop reserva, se possível.

Prepare um folheto separado, se você estiver usando um, e não apenas uma impressão de seus slides. O que funciona na tela não fornece necessariamente um resumo adequado de sua palestra, especialmente se você usar slides com gráficos que enquadrem parte de sua mensagem sem acompanhar o texto. Não divulgue sua documentação impressa até que você tenha feito sua proposta ou estrague sua chance de causar impacto - e todos irão ler em vez de prestar atenção em você.

Dicas

Se você tiver que pedir desculpas por um slide que contenha informações muito pequenas para ler, encontre outra maneira de apresentar seu conteúdo. Para incorporar um fluxograma ou gráfico grande, aproxime o zoom em seções sucessivas dele de cima para baixo.
Pergunte a si mesmo se você está incorporando muita informação de fundo que seu público já conhece. Um momento introdutório apresenta contexto, enquanto uma longa regurgitação do óbvio promove desatenção.
Em vez de recontar um texto sobre um site ou design de produto, mostre o site ou o recurso e fale sobre isso enquanto mostra seu visual.

Aviso

Se você estiver apresentando em um local do cliente, sala de reuniões da convenção ou outro site que você não controla, nunca presuma que o equipamento ou configuração que você prometeu se materializará. Confira o site com antecedência ou solicite uma foto que mostre as instalações se for uma sala de convenções.