Como dar despesas de milhagem a um empregado

Nenhuma lei determina que os empregadores ofereçam despesas de milhagem aos funcionários, mas muitas empresas optam por fazer isso como um gesto de boa vontade e porque o reembolso de milhas é uma despesa comercial dedutível de impostos. Os proprietários da empresa podem dar aos funcionários benefícios por quilometragem ou reembolsá-los por recibos de gás. Ao elaborar qualquer tipo de plano de reembolso de milhas, é importante manter registros cuidadosos das viagens relacionadas aos negócios, como recibos de gás e registros de manutenção, registros de milhagem e taxas associadas, como os custos para estradas com pedágio e estacionamento.

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Crie uma política para toda a empresa sobre como os funcionários serão compensados ​​pelas despesas de milhagem. Leve em consideração se um funcionário está dirigindo um veículo particular ou um carro da empresa. Fator não apenas no custo do gás, mas na manutenção e no desgaste geral, especialmente se um funcionário estiver usando um veículo particular para uso da empresa.

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Crie uma política para o que constitui viagens relacionadas a negócios. Em geral, ir e voltar do trabalho não é considerado uma despesa dedutível de impostos para empregadores ou empregados. No entanto, viajar para fora da cidade para fins comerciais, como conferências e reuniões, é dedutível. Além disso, funções relacionadas ao trabalho realizadas no caminho de e para um local de trabalho também são consideradas despesas dedutíveis.

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Use deduções fiscais para sua vantagem. Se você reembolsar um funcionário por gás que ele colocar em um veículo da empresa, reembolsará o empregado em dinheiro, usando um código de contabilidade de despesas de negócios que não seja incluído no contracheque do empregado. Você pode reivindicar o pagamento como uma dedução fiscal. Se você reembolsar um funcionário por quilometragem aplicada em um veículo pessoal usado para fins comerciais, você e o funcionário poderão ser melhor atendidos usando uma dedução de milhagem padrão do Internal Revenue Service, que em 2011 é de 55, 5 centavos por milha a partir de 1º de julho. 51 centavos por milha para viagens de negócios durante os primeiros seis meses de 2011. Essa abordagem reembolsa o funcionário pelo preço estimado do gás e pela manutenção em uma base por milha.

Dicas

• Dê aos funcionários cartões de gás da empresa para pagar pelo gás em veículos pessoais e da empresa. O empregado nunca tem que pagar quaisquer despesas fora do bolso e o valor total dos encargos colocados nos cartões é dedutível como despesa comercial do empregador.
• Sempre mantenha registros de milhagem precisos. Os registros devem indicar os objetivos da viagem de negócios, datas e partes envolvidas no trânsito.

Aviso

• Certifique-se de que os funcionários entendam que, se a empresa os reembolsar por milhagem, a empresa terá o direito de reivindicar uma dedução fiscal e o empregado não.