Como lidar com o planejamento de contingência

Sua pequena empresa precisa de um plano para não apenas o que fazer para proteger os funcionários no caso de um desastre, mas também como colocar sua empresa em operação o mais rápido possível. De fato, muitos credores exigem que as empresas tenham um plano de contingência antes de emprestar dinheiro. Comece seu processo de planejamento considerando decisões importantes que você deve tomar muito antes de um desastre, como incêndio, explosão ou terrorismo.

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Configurar um comitê de planejamento de contingência. Você pode achar muito fácil adiar o planejamento para um desastre em favor de assuntos mais prementes, então você deve estabelecer um comitê para lidar com o assunto. Esse comitê deve ter um prazo para criar um plano para o que fazer durante e depois de um desastre. Crie um cronograma de reuniões regulares e deixe claro que você espera que o projeto seja concluído dentro do prazo.

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Peça planos para as horas após um desastre. Os membros devem estabelecer um local de encontro fora das dependências para os funcionários e devem estabelecer uma clara cadeia de comando. O plano deve incluir números de emergência para socorristas, locais de hospitais próximos e procedimentos para a obtenção de equipamentos e suprimentos de primeiros socorros.

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Planeje por um a três dias após o desastre. O comitê de planejamento deve detalhar os planos para colocar o negócio em funcionamento. Isso deve incluir planos para instalações alternativas em base temporária, bem como equipamentos temporários, como computadores e copiadoras. O comitê deve estabelecer um método para obter serviços telefônicos e explicar como os funcionários podem trabalhar em casa ou em outros locais remotos em tarefas essenciais.

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Dê detalhes para os meses após um desastre. Os meses seguintes a um desastre devem ser gastos restaurando o negócio para operação total. A comissão deve fazer um plano para garantir quartos permanentes se as instalações originais forem destruídas; obter linhas telefônicas permanentes, incluindo os números de telefone originais; a apresentação de pedidos de seguro; e obtenção de financiamento para equipamentos de reposição até que o pagamento do seguro seja cobrado. O comitê deve ser informado de que o plano terminará com a restauração completa das operações da empresa.

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Solicite ao comitê que relate todo o processo de planejamento. Cada fase de um plano de contingência é distinta, portanto, o comitê deve se reportar a você à medida que cada etapa é concluída. Isso lhe dará a oportunidade de rever as estratégias do comitê e verificar se estão fazendo um progresso aceitável no cumprimento do prazo.

Gorjeta

• Você pode encontrar vários modelos gratuitos on-line que seu comitê de planejamento pode usar para concluir o plano de contingência.

Aviso

• A falha em desenvolver um plano de contingência pode significar o fim do seu negócio em caso de desastre.