Como usar o Microsoft Access para faturamento

O Microsoft Access faz parte do Microsoft Office Suite de soluções domésticas e comerciais. Aqueles com o MS Office 365 em um PC devem ter acesso ao MS Access 2016. Se você estiver trabalhando com uma versão mais antiga do MS Office, talvez seja necessário fazer o download da adição, caso ainda não faça parte do pacote. O Microsoft Access é uma ferramenta de criação e gerenciamento de banco de dados. Uma das coisas poderosas que este programa lhe permite fazer é usar dados já estabelecidos para criar e gerenciar faturas.

Crie o banco de dados primeiro

Embora você possa criar manualmente uma fatura do zero quando necessário, ela ignoraria o poder de todo o programa do Access. Estabeleça os parâmetros do banco de dados que incluem todas as informações pertinentes que você deseja rastrear e manter. Isso deve incluir nome de contato, endereço, telefone, fax e e-mail de clientes regulares, fornecedores ou parceiros de negócios. Se o contato tiver um site ou outra informação pertinente, inclua isso no banco de dados. Uma tabela de dados pode ser informações de atacadista para produtos que incluem o nome do produto, SKU, preços de atacado e preços de varejo. Outra tabela de dados pode ser dados do cliente.

Para criar o banco de dados, use a seção Tabelas, que é semelhante ao Excel. A diferença é que o Access foi projetado para pegar as tabelas e criar conectividade à medida que você usa outras ferramentas no programa. Crie os cabeçalhos de dados e insira seus dados para construir o banco de dados.

Criar um modelo de fatura

Depois de ter o banco de dados estabelecido, crie a fatura. Abra o Access e selecione Create Invoice no menu de opções à esquerda. Quando estiver destacado, vá para o menu superior e selecione Criar e, em seguida, Assistente de Formulário . Assistente de formulário leva as informações selecionadas de diferentes tabelas para integrá-las em um único formulário - a fatura. Selecione os componentes modelados para incluir no formulário da fatura, incluindo Número da fatura, Data de venda, ID do cliente, ID do produto, Quantidade e preço. Existem outras opções, mas esses são os componentes fundamentais necessários na fatura. Adicione ao seu modelo como desejado.

Ao trabalhar com o criador do formulário de fatura, você determina quais informações são exibidas no cabeçalho e quais informações são inseridas nos subcampos. Personalize a fatura para atender sua aparência de fatura preferida. Depois de obter todas as informações necessárias, selecione Concluir . Nomeie o modelo, que é armazenado na tabela de faturas.

Nova fatura do cliente

Para gerar uma nova fatura de cliente, vá para a barra abaixo da caixa Tabela de faturas. Selecione Novo registro para uma nova fatura para um cliente. Cada seção da tabela de faturas torna-se um menu suspenso para você obter informações para a fatura. Por exemplo, se o cliente já estiver no banco de dados, escolha o nome no menu suspenso Cliente. Faça o mesmo para a data de compra, os produtos e quaisquer alterações de preços.

Se você precisar fazer ajustes na fatura, selecione a guia Design na linha do menu principal. Isso permite expandir e adicionar caixas de texto e campos de informações, como subtotais. Na guia Design, use as opções do campo de expressão à direita para criar campos calculados a partir das informações dentro do modelo já criado. Salvar a fatura para reter todos os dados.

Modelos de terceiros

Os desenvolvedores da Microsoft criaram muitos modelos para o MS Access, assim você não precisa criar o seu próprio. Muitos são gratuitos, embora alguns sejam para compra. Procure um modelo que atenda às suas necessidades para limitar a quantidade de personalização necessária.