Como usar o Outlook para ficar melhor organizado

Como o ambiente de trabalho atual se torna cada vez mais complexo e acelerado, manter-se organizado pode ser um desafio. O Outlook faz parte do pacote de software de produtividade do Microsoft Office e pode ser encontrado em muitos ambientes de trabalho, desde a educação até o mundo corporativo. Seus recursos permitem que você simplifique suas comunicações e contatos eletrônicos. Com o Outlook, você também pode gerenciar suas atividades diárias e delegar tarefas.

O email

Com o Assistente de regras do Outlook, você pode configurar funções de email automatizadas que economizam tempo. Com base nas regras criadas, você pode excluir automaticamente algumas mensagens de e-mail e encaminhar outras. Você pode organizar seu email criando regras que os movam para várias pastas. O Outlook também ajuda você a gerenciar spam, permitindo que você crie regras que enviarão e-mails de spam recebidos diretamente para a pasta "Lixo Eletrônico". Para e-mails que você envia regularmente, você também pode criar e salvar modelos.

Calendário

O recurso Calendário do Outlook permite gerenciar suas reuniões e outros compromissos importantes. Você pode acompanhar seus compromissos no Calendário e enviar lembretes repetidos para você, de minutos a dias de antecedência. Se você estiver planejando uma reunião, envie convites para outras pessoas. Essas pessoas podem aceitar ou recusar seu convite. Eles também podem propor uma nova data de reunião. Isso permite que você acompanhe o número de pessoas presentes.

Contatos e Shortcouts

Gerencie seus contatos profissionais e pessoais com a função Contatos. No Outlook, você pode manter um registro de endereços, números de telefone, endereços de e-mail e outras informações de contato. Você pode adicionar essas informações ao Word e a outros documentos. O recurso Contatos permite que você crie listas de distribuição para que você possa rotineiramente enviar e-mail a grupos de pessoas sem precisar adicionar cada pessoa ao e-mail. Para acesso rápido a informações usadas com frequência, você pode criar atalhos para documentos em seu computador ou rede e criar atalhos para sites usados ​​com frequência. Esses atalhos podem ser armazenados e acessados ​​no painel Atalhos do Outlook.

Tarefas e Notas

Crie e gerencie listas de tarefas com a função Tarefas do Outlook. Você pode configurar tarefas únicas e recorrentes. O Outlook permite que você agende datas de vencimento e lembretes. Se uma tarefa está atrasada, ela fica automaticamente vermelha. Ele desaparece da sua lista de tarefas, quando você o marca como concluído. Você também pode delegar tarefas para outras pessoas. Na vista "Notas", pode escrever e gerir lembretes para si próprio. Clicar em "Novo" criará uma nova nota. Clicar com o botão direito do mouse permite colorir o código para melhor organização.