Como usar o Outlook para agendamento de projeto

Se sua empresa já usa o Outlook como seu aplicativo de e-mail, não adicione uma camada extra de complexidade comprando software adicional. Agendamento de trabalho para os membros da sua equipe, especialmente se a equipe do projeto é pequena e os procedimentos são simples, é fácil usando o Outlook. Depois de criar sua estrutura analítica do projeto, atribua o trabalho criando novas tarefas e enviando-as aos membros da equipe do projeto por email.

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Abra o Outlook e configure uma pasta para conter informações sobre seu projeto. No menu Arquivo, escolha a entrada "Novo" e selecione a opção "Pasta". Nomeie a pasta. Por exemplo, insira "Tarefas para agendamento de projeto".

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Solicite que um membro da equipe conclua uma tarefa criando uma nova tarefa. No menu File, escolha a opção "Task Request" ou pressione as teclas "Ctrl-Shift-U". Em "Para ...", insira o endereço de e-mail do membro da equipe que você deseja atribuir a essa tarefa.

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Digite uma breve descrição da tarefa associada a esta parte do cronograma do projeto no campo “Assunto”. Por exemplo, insira "Reunir requisitos, restrições orçamentárias e objetivos estratégicos".

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Especifique a data de início e a data de vencimento com base na estrutura analítica do seu trabalho.

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Selecione uma prioridade. Suas escolhas são baixas, normais e altas. A menos que a tarefa seja urgente, atribua a prioridade normal.

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Clique nos botões de alternância da tarefa. Você pode manter uma cópia atualizada em sua própria lista de tarefas e receber um relatório de status quando o membro da equipe do projeto concluir a tarefa ou se o Outlook enviar automaticamente as atualizações. O padrão é enviá-los automaticamente.

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Use o corpo da mensagem para incluir mais detalhes sobre a tarefa associada a essa parte do cronograma do projeto. Por exemplo, inclua detalhes sobre o projeto, outros membros da equipe e links para informações do projeto, como modelos ou políticas e procedimentos.

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Defina a recorrência desta tarefa, se ela se repetir ao longo do cronograma do projeto. Por exemplo, os membros da equipe podem ser obrigados a enviar relatórios de status a cada semana. Além disso, você pode clicar no botão "Categorizar" para atribuir uma categoria de cores a essa tarefa. Por exemplo, atribua todas as tarefas associadas aos relatórios de status à cor azul.

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Clique no botão "Enviar" para enviar a tarefa. O destinatário também pode adicionar um lembrete para ajudar a cumprir o cronograma.

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Reatribuir tarefas abrindo a mensagem que contém a solicitação de tarefa. No menu Ações, clique na opção "Atribuir tarefa". No campo "Para ...", insira o endereço de e-mail do novo destinatário.