Como usar Quickbooks Online

Gerenciar sua contabilidade usando o Quickbooks Online pode ser dividido em quatro áreas principais: entrada, saída de dinheiro, reconciliações e itens do balanço patrimonial. As tarefas de entrada e saída de dinheiro afetam diretamente seus relatórios de lucros e perdas. As reconciliações são para garantir que seus dados sejam precisos e correspondam às suas contas bancárias e de crédito. Responsabilidades, ou dinheiro em dívida, juntamente com os ativos e qualquer patrimônio compõem o balanço. Os usuários têm várias maneiras de inserir dados no Quickbooks Online.

Dinheiro em

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Se seus clientes ou clientes tiverem termos em que pagam, como uma rede 30, você deverá inserir faturas usando o recurso Criar fatura na lista suspensa Clientes. Quando seu cliente pagar, vá para os clientes e receba o pagamento. Sempre verifique o "grupo com outros fundos não depositados" na parte inferior esquerda da tela. Isso requer que você faça depósitos na lista suspensa Banking, no entanto, garante que seus depósitos sempre correspondam aos seus extratos bancários e facilitam a conciliação.

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Se você estiver em uma empresa que aceita pagamento imediatamente após a prestação do serviço, vá em frente e use a opção Inserir recibo de vendas. Marque "grupo com fundos indeterminados" na parte inferior esquerda. Vá para o setor bancário e faça depósitos para publicá-lo em sua conta bancária.

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Quando você movimenta dinheiro de um empréstimo ou linha de crédito que também acompanha no seu Quickbooks Online, use o recurso Transferência de fundos na guia Bancário. Isso permite que você mova dinheiro de uma conta para outra com muita facilidade.

Dinheiro para fora

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Use a função de Cheques por Escrita sempre que o dinheiro sair da sua conta bancária. Escreva o débito no lugar do número do cheque ou BP para pagar a conta, se aplicável. Isso ajuda a manter seus tipos de transação muito claros ao executar relatórios.

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Ao inserir cobranças de cartão de crédito, use o recurso Cobrança do cartão de crédito. Para pagar a conta, escreva um cheque e coloque na conta do cartão de crédito em Quickbooks.

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Se você é um único proprietário ou uma pessoa solteira LLC, então quando você retirar dinheiro da empresa, você precisará publicá-la em uma conta de patrimônio chamada Owner's Draw. Se você infundir dinheiro em sua empresa, também seria uma conta de capital chamada Capital Contribution.

Reconciliações

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Vá para o setor bancário e selecione reconciliar. Insira a data final da demonstração e o saldo final.

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Não selecione apenas todos automaticamente. É mais fácil e mais eficiente descer a lista e marcar o que foi corrigido em sua declaração do que tentar descobrir o que deve ser desmarcado.

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Você deve equilibrar para a moeda de um centavo. Cabe ao seu critério o que fazer quando você está fora por uma pequena quantidade, mas lembre-se que não equilibrar poderia significar um problema maior em outro lugar. Quando estiver satisfeito com os resultados, clique em "Concluir". Certifique-se de imprimir o relatório de reconciliação. Este relatório será escrito na próxima vez que você se reconciliar.

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Reconcilie suas contas bancárias, de crédito e de empréstimo pelo menos uma vez por mês. Se você está preocupado com o fluxo de caixa, concilie semanalmente. Se você optar por reconciliar semanalmente, clique em "Finish Later" (Finalizar depois) no final para que você possa continuar de onde parou na próxima semana.

Coisas necessárias

• Subscrição Online de Quickbooks

Gorjeta

• Imprima seu relatório em um formato PDF, se possível, e armazene-o no seu computador ou em um aplicativo, como o Box.net ou o Dropbox. Imprima também um Balanço na data final da declaração de seus registros. Isso pode ser útil mais tarde se você tiver alguma discrepância.

Aviso

• Não reconcilie manualmente através do registo bancário, a menos que esteja apenas a fazer uma alteração após uma reconciliação. Sempre use a função Reconciliar em QuickBooks.