Como trabalhar com uma diretoria remota

Uma diretoria experiente e engenhosa pode oferecer à sua organização informações, contatos e experiências valiosas, mas pode ser difícil estabelecer uma diretoria formada por pessoas totalmente locais. Por isso, é comum ter um ou mais membros do conselho que residem em um local remoto para suas operações. Saber como trabalhar com uma diretoria remota pode ajudá-lo a maximizar os benefícios de ter esses indivíduos geograficamente distantes ao seu lado.

Esteja ciente dos desafios de comunicação. Dificuldades na comunicação podem ser uma barreira significativa ao estabelecimento e manutenção de relacionamentos com membros do conselho geograficamente dispersos. Tom de voz, expressões faciais e contexto ambiental freqüentemente contribuem com um grande significado para o seu discurso, e esses fatores quase sempre estarão ausentes em suas comunicações com os membros remotos do conselho. O sarcasmo cômico, por exemplo, pode facilmente ser visto como grosseria ou impetuosidade quando as sugestões não-verbais apropriadas não estão presentes, como em um e-mail ou por telefone. Seja o mais direto possível em suas comunicações e não hesite em esclarecer seu significado ou pedir esclarecimentos a outras pessoas.

Use a tecnologia a seu favor e envolva toda a diretoria em discussões importantes. A tecnologia certa permitirá que você alcance um contato mais pessoal através do uso de videoconferência, telefone ou conferência via Web. Envolva toda a diretoria em teleconferências e reuniões virtuais para aproximar o sentimento de camaradagem que é estabelecido por meio de reuniões face a face.

Conheça cara a cara pelo menos uma vez e tente se reunir de forma contínua. Pode ser extremamente benéfico trazer sua diretoria para o local de sua empresa por pelo menos uma semana, pelo menos uma vez em sua relação de trabalho. Passar tão pouco quanto uma semana conduzindo reuniões, compartilhando experiências de entretenimento e visitando um ao outro em ambientes pessoais pode aumentar muito a facilidade de trabalhar em conjunto depois que a diretoria volta para casa. Se possível, junte sua placa uma vez por ano, ou até uma vez a cada poucos anos, porque isso ajudará a desenvolver relações de trabalho mais sólidas entre todas as partes.

Não negligencie a comunicação pessoal. Ao trabalhar com uma diretoria remota, a comunicação pessoal provavelmente não ocorrerá em momentos aleatórios durante a jornada de trabalho, portanto você deve procurar ativamente estabelecer e manter o rapport. Faça ligações telefônicas para o propósito específico de conhecer os membros do conselho, ou tente abrir e fechar cada conversa relacionada ao trabalho com uma comunicação pessoal para deixar os membros do conselho mais à vontade com você e com os outros.

Mantenha seu conselho de administração atualizado em suas operações. Lembre-se de que sua diretoria depende exclusivamente de você para obter informações relacionadas à sua empresa, sua equipe e aos resultados das iniciativas direcionadas à diretoria. Informações que são facilmente acessíveis aos membros do conselho local podem ser tomadas como garantidas quando se trata de uma placa remota. Ofereça o máximo de informações possível à sua diretoria, mantendo uma linha aberta de comunicação para todas as perguntas, não importa o quanto elas sejam mundanas.