Como escrever uma carta comercial introdutória

No mundo de hoje da comunicação eletrônica instantânea, a carta comercial antiquada é freqüentemente negligenciada. Um discurso de vendas bem escrito ou uma apresentação apresentada em seu papel timbrado pode destacar-se em uma mesa, criar uma conexão mais pessoal com um cliente potencial e entregar melhor sua mensagem do que mais um e-mail que abarrota a caixa de entrada de um executivo atarefado. Compreender os elementos importantes de uma carta comercial pode ajudá-lo a criar melhores apresentações, apresentar o seu ponto de forma rápida e eficaz e colocar o pé na porta com um novo cliente ou cliente.

Organize sua mensagem

O primeiro passo para escrever uma carta que se apresente a um potencial parceiro de negócios envolve organizar o que você incluirá na carta e decidir em que ordem você apresentará suas informações. Pense no motivo pelo qual o destinatário da sua carta vai querer lê-lo, em vez de por que você deseja enviá-lo. Isso significa determinar os benefícios que seu possível cliente pode obter ao trabalhar com você, em vez de apresentar os recursos ou preços do produto. Classifique os elementos informativos que deseja incluir, para que você saiba o que deixar de fora se sua carta começar a ficar muito longa. Tente limitar sua carta a uma página para evitar apresentar muita informação.

Abertura

Comece com uma frase que cause um forte impacto e faça com que o leitor queira descobrir as informações que você tem para ela. Isso pode incluir uma pergunta que só pode ser respondida a seu favor, como: "Você gostaria de reduzir seus custos de envio em 15%?" Você pode começar com uma estatística, "Mais de 80% dos proprietários de pequenas empresas também pagam muito pelo envio pela mesma razão. ”Sua sentença principal deve demonstrar uma necessidade ou problema que o leitor tenha, que desejará continuar a encontrar a solução que está oferecendo. Mantenha o seu parágrafo de abertura para duas ou três frases curtas que fazem um ponto geral, mas não forneça uma resposta. Não cometa o erro de abrir uma carta falando sobre si mesmo: “Por mais de 25 anos, a ABC Co. vem servindo a área metropolitana…”

Apresentar seus benefícios

Depois de ter despertado o interesse do leitor, demonstrando uma necessidade ou problema, ofereça uma solução concreta. Faça o mais específico possível para a situação do leitor. Diga como você oferece a solução e dê um exemplo de uma empresa semelhante que você ajudou. Mantenha esta seção breve - quanto menos informações você fornecer, mais o leitor precisará ligar para você. Apresente informações suficientes para convencer o leitor de que pode solucionar o problema dele, mas não entre em detalhes sobre como. O objetivo da sua carta é gerar uma chamada de vendas onde você pode fazer uma apresentação mais detalhada.

Apelo à ação

Termine o corpo da sua carta com um apelo à ação. Diga ao leitor que você gostaria de falar com ele esta semana e diga a ele que ligará para o assistente dele para marcar uma hora para ficarem juntos. Direcione o leitor ao seu site e forneça seu número de telefone caso ele deseje mais informações, mais cedo ou mais tarde. Não deixe que o cliente entre em contato com você "se estiver interessado". Sua carta deve deixar claro que o leitor deve estar interessado e deve obter mais informações.

Adicionar um Postscript

Termine cada carta introdutória com uma mensagem de postscript. Isso se destaca na página e muitos leitores são atraídos para isso antes de começar a ler o corpo principal da carta. Não faça disso uma linha descartável, como "Estou ansioso para falar com você". Inclua uma informação que você queira destacar, como: "Nossos caminhões de entrega usam rastreamento por GPS para oferecer 24 / 7 acesso à localização de seus pedidos. ”