Como escrever minutos de negócios

Um esforço consciencioso é necessário quando se toma a ata durante uma reunião de negócios. As atas documentam as informações essenciais que foram discutidas e quaisquer decisões tomadas durante a reunião. A informação é frequentemente usada para referência ou material de apoio para futuras reuniões. Portanto, como tomador de minutos, você deve possuir habilidades excepcionais de escutar e escrever, juntamente com a capacidade de verificar os aspectos pertinentes da discussão que deve ser registrada.

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Chegue cedo à reunião para ter tempo suficiente para se instalar e organizar. Revise a agenda e quaisquer informações relevantes para obter uma compreensão do objetivo da reunião e conhecer os problemas que exigem decisões.

2

Prepare um modelo de acordo com a agenda da reunião. Um modelo organizado permite gravar as informações no local adequado. Por exemplo, se o item quatro da agenda for "Problemas de segurança atuais", o item quatro no seu modelo deverá ser o mesmo.

3

Registre as informações básicas da reunião, incluindo a data, local, hora e assunto. Anote cada pessoa que estiver presente, juntamente com a coordenadora ou líder da reunião.

4

Observe as pessoas que chegaram atrasadas à reunião; eles precisarão ser atualizados sobre as informações que perderam. Da mesma forma, registre os nomes daqueles que estiveram ausentes da reunião porque eles também precisarão ser informados sobre as informações e decisões.

5

Paráfrase os eventos e discussões da reunião. Evite tentar escrever tudo o que foi dito; as notas da reunião devem ser um esboço da discussão. Registre todas as ações que devem ser tomadas junto com as decisões tomadas.

6

Revise suas anotações imediatamente após o término da reunião. Esperar muito tempo pode fazer com que você esqueça informações importantes. Esclareça quaisquer fatos ou decisões que o exijam o quanto antes.

7

Organize os minutos da reunião em um relatório digitado ordenadamente organizado. Peça ao líder da reunião ou ao organizador que analise o relatório para garantir a precisão. Faça as alterações necessárias e distribua o relatório final para os participantes da reunião e para aqueles que estiveram ausentes.

Dicas

• Assegure-se de que você não esteja desempenhando um papel duplo participando da reunião enquanto também está tomando a ata. Pode ser difícil registrar corretamente as anotações da reunião enquanto faz qualquer outra coisa. Mantenha sua mente focada em tomar os minutos.
• Escolha um método para manter os minutos que funcionam melhor para você. Papel e caneta são uma opção, assim como um laptop. Você também pode considerar gravar a reunião com um gravador de voz.