Como escrever uma política de coleta para um consultório médico

O envio de contas proeminentes de pacientes para agências de cobrança lhe custa tempo e dinheiro valiosos. Antes de tomar essa estrada, é melhor cobrar dívidas em casa. Isso é melhor conseguido criando políticas para sua equipe e seus pacientes seguirem antes mesmo de você abrir sua clínica. Se você não tiver instruções de coleta por escrito, crie políticas eficazes para reduzir suas perdas e criar um processo de pagamento suave em sua prática.

Criar plano para recolher co-pagamentos

Uma das maneiras mais fáceis de cobrar co-pagamentos é exigir o pagamento integral quando os pacientes fazem o login em todas as consultas. De acordo com a Associação Médica Americana, as tendências dos seguros de saúde estão aumentando cada vez mais a responsabilidade do pagamento aos pacientes, e os médicos devem estar atentos às mudanças de cobertura à medida que ocorrem. Na política, os recepcionistas diretos da recepção devem examinar o cartão de identificação do seguro de cada paciente para garantir que o co-pagamento apropriado seja coletado. Poste um sinal na recepção de que os co-pagamentos devem ser pagos no momento do check-in.

Insista em codificadores bem treinados

Sua política de cobrança deve incluir instruções claras para o gerente do escritório verificar as credenciais dos funcionários de faturamento médico que atribuem códigos a reclamações de seguro antes de serem enviados. Você pode estar perdendo dinheiro e recebendo reembolsos de seguro imprecisos e insuficientes devido à codificação incorreta. Inclua programações de treinamento obrigatórias e especificadas para sua equipe de faturamento por meio de associações médicas, seguradoras e outras fontes de treinamento disponíveis. Treine todos os funcionários de faturamento em vários processos de apelação de seguro e como apresentar um recurso com precisão.

Decidir formas de pagamento aceitas

Um consultório médico efetivo configura planos com provedores de cartão de crédito para aceitar pagamentos por cartões de débito e crédito no escritório. Se você levar o cartão no check-in para o co-pagamento ou confiar nos pagamentos por telefone quando fizer chamadas de cobrança subsequentes para despesas não reembolsadas, ser capaz de aceitar todos os tipos de cartões de crédito agilizará significativamente suas cobranças. Ao mesmo tempo, crie processos para aceitar cheques que incluam a identificação da verificação. Incorpore algumas das práticas fornecidas pela Federal Trade Commission (Comissão Federal de Comércio) para detectar bandeiras vermelhas para identificar fraudes ou roubo de identidade. Isso pode incluir cartões de identificação suspeitos que parecem números de telefone e endereços alterados e inválidos e quando uma pessoa não corresponde à descrição no ID apresentado.

Desenvolver plano para cortar pacientes

Se você vê pacientes sem seguro que pagam em dinheiro ou permitem que pacientes com altos co-pagamentos realizem um balanço, você precisa instituir políticas que direcionem o pessoal para cortar as pessoas dos serviços quando elas incorrerem em um equilíbrio inaceitável. Defina um limite, como US $ 100 ou US $ 250. Quando um paciente lhe deve muito ou mais, recuse-se a vê-lo até que o saldo seja pago. Soletre na política quanto você cobrará por pagamentos atrasados, compromissos perdidos e taxas incorridas se as contas forem entregues a uma agência de cobrança.

Escolha a empresa de cobrança

Finalmente, haverá momentos em que você precisará recorrer a uma agência de cobrança. Estabeleça prazos na sua política de cobrança que definem quando você entregará as contas a uma agência externa para que sua equipe não tenha que tomar decisões individuais. Pesquise opções em agências de cobrança e escolha uma após entrevistas cuidadosas. Descubra se a agência tem experiência em cobranças de saúde e leis de privacidade, que porcentagem cobra pelas coleções, que tipo de informação exige de você e que outros serviços ela pode fornecer a você. Verifique pelo menos duas referências antes de decidir qual agência você usará quando precisar.