Como escrever uma empresa movendo o memorando

Sua empresa está se movendo e agora você deve divulgar seus funcionários. Escrever um memorando é uma boa maneira de comunicar este boletim de notícias, desde que você coloque a “cara” correta na mensagem. Em outras palavras, mesmo se você estiver mudando de um lugar para outro, o seu trabalho é comunicar positividade e otimismo para o futuro. Isso não quer dizer que você deva falsificar os fatos; isso pode prejudicar sua credibilidade. Mas lembre-se de que os funcionários tendem a ler os documentos da empresa com muito cuidado, se não examiná-los, portanto, certifique-se de que seu memorando seja factual, informativo e também otimista.

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Selecione uma fonte legível e profissional para o seu memorando, como Arial, Verdana ou Times New Roman.

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Escreva o cabeçalho de quatro partes do seu memorando: “Para:” “De” “Data” e “Assunto”, cada um em uma linha separada. Como as informações nele contidas, sem dúvida, afetam todos os funcionários, escreva “Todos os funcionários” depois da linha “Para”.

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Prepare-se para escrever, no máximo, um memorando de quatro parágrafos. Como regra geral, os memorandos não devem ter mais de uma página. Dedique o primeiro parágrafo a uma introdução do tópico: o próprio movimento. Pode-se dizer, por exemplo: “Como você deve saber, a empresa ABC está interessada em mudar para um espaço de escritório menor há algum tempo, especialmente porque a desaceleração da economia nos encorajou a encontrar uma maneira de reduzir os custos operacionais”.

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Dedique o segundo parágrafo a informações sobre o movimento, antecipando os detalhes que os funcionários têm maior probabilidade de ter interesse e os que mais afetarão suas vidas profissionais. Você poderia dizer, por exemplo: “Estamos felizes em informar que encontramos uma suíte de escritórios na 123 Commerce Blvd., localizada a apenas três quarteirões do nosso prédio. Prevemos que a mudança será realizada em fases, com início em 1º de julho. Ela deve ser concluída até o dia 31 de julho. Estamos trabalhando de forma séria em um cronograma móvel e lhe informaremos prontamente assim que os detalhes forem finalizados. ”

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Convide os funcionários para ver a nova suíte de escritório, se possível. Este gesto deve percorrer um longo caminho para mitigar medos e ansiedade natural das pessoas sobre a mudança. No terceiro parágrafo do memorando, você poderia dizer, por exemplo: “Enquanto isso, nós encorajamos você a participar de uma de uma série de celebrações em casa aberta nos novos escritórios, que serão realizados na sexta-feira, 22 de junho e sexta-feira., 29, das 17h às 20h. Aperitivos, refrigerantes, cerveja e vinho serão servidos ”.

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Feche o memorando em uma nota positiva e prospectiva, lembrando sutilmente aos funcionários que essa mudança não pode ser negociada: “Percebemos que a mudança pode ser difícil e que os funcionários formaram anexos em seu local de trabalho. Isto é esperado. No entanto, estamos confiantes de que esta medida de redução de custos nos impedirá de ter que fazer cortes mais sérios, como serviços e pessoal. É por isso que estou confiante de que essa mudança sinalizará o início de um capítulo novo e vibrante para a empresa ABC e garantirá a segurança de longo prazo de seus funcionários dedicados e valorizados. ”

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Assine suas iniciais após a linha “De”; os memorandos geralmente não contêm uma assinatura completa.

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Procure a aprovação do seu memorando das autoridades competentes. No mínimo, peça a um colega de confiança para revisar seu memorando quanto a conteúdo, tom, ortografia e gramática.

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Distribua o memorando através dos canais usuais da empresa. Algumas empresas postam memorandos em locais onde os funcionários se reúnem, como o refeitório. Como esse memorando contém informações tão importantes, você também pode querer colocar uma cópia em cada caixa de correio ou contracheque do empregado.

Dicas

• É seguro assumir que o seu anúncio não será um choque para os funcionários. Afinal, os funcionários de muitas empresas tendem a fofocar e divulgar informações, tanto precisas quanto imprecisas. Essa é outra razão pela qual cabe a você dar um "giro" positivo no anúncio.
• Certifique-se de manter as promessas que você faz em seu memorando, como manter os funcionários atualizados sobre detalhes de movimentação.
• Se o seu orçamento permitir, imprima e distribua as camisetas “ABC Company on the Move” aos funcionários. São boas relações públicas e ajudarão a criar entusiasmo pela mudança.