Como escrever uma carta recusando-se a reembolsar dinheiro

Nenhum proprietário de pequenas empresas gosta de ter um cliente insatisfeito, mas nem sempre é possível resolver os problemas a favor do cliente. Se um cliente solicitar um reembolso pelo dinheiro gasto em seu produto ou serviço, você precisará rever todas as informações disponíveis e determinar se as circunstâncias justificam um reembolso. Se você decidir não emitir um reembolso, avise-o prontamente enviando-lhe uma carta de recusa educada, mas firme, explicando de forma concisa suas razões para recusar a solicitação de reembolso.

Use Professional Stationary and Saudation

Use papel timbrado da empresa e siga o formato padrão de carta comercial ao escrever sua carta. Inclua a data, o nome completo e o endereço do cliente, bem como uma linha de assunto concisa - "Assunto: sua solicitação de reembolso de 10 de maio", por exemplo. Abra com uma saudação formal como "Dear Ms. Smith:" para definir o tom.

Escreva em um tom firme e cortês

Use linguagem firme, mas cortês. Em suas primeiras frases, confirme a solicitação de reembolso e explique brevemente as etapas que você tomou para investigar as circunstâncias e chegar à sua decisão. Fortaleça seu caso com frases como "Eu pessoalmente examinei a situação em torno de sua solicitação" ou "Falei com nosso gerente depois de analisarmos os termos do seu contrato".

Tome uma postura apologética

Expressar polido arrependimento, mas o estado claramente que você está recusando o pedido e fornecer a razão em seu parágrafo principal. Cite uma política específica da empresa para justificar sua decisão sempre que possível.

Exemplo

Se um cliente solicitar um reembolso para um relógio comprado recentemente, sua carta pode ser:

"Lamentamos que você esteja insatisfeito com seu novo relógio, mas decidimos não emitir um reembolso. A política do fabricante estabelece claramente que o relógio não é à prova d'água e não deve ser usado embaixo d'água. Você indicou que usava o relógio enquanto nadava, que invalida a garantia. "

Em outros casos, você pode explicar sua decisão apontando que o período de reembolso garantido da empresa expirou, ou lembrando ao cliente que o item foi vendido sob um contrato declarando "como é a condição - não há reembolsos ou devoluções".

Reforçar que você valoriza o cliente

Inclua uma breve declaração em seu parágrafo de fechamento que você aprecie o patrocínio do cliente. Se você tem medo de alienar um cliente de longo prazo ou valorizado, considere oferecer algo de menor valor em vez de um reembolso.

Exemplo

Considere uma frase como:

"Embora não possamos fornecer um reembolso no momento, valorizamos sua empresa e gostaríamos de oferecer um desconto de 15% em sua próxima compra."

Outra opção seria oferecer um crédito que poderia ser usado em uma compra futura. Esta consolação pode suavizar o golpe da recusa da restituição. Feche a carta com seu bloco formal de assinatura comercial, incluindo sua assinatura escrita à mão.

Revise a carta antes de enviar

Revise sua carta com cuidado. Corrija qualquer erro tipográfico ou gramatical, imprima uma cópia limpa e assine novamente. Para um cliente particularmente valorizado, ou no caso de uma solicitação de reembolso considerável, considere ter outro proprietário ou gerente sênior revendo sua carta antes de enviá-la.