Tipos de controles internos em uma mercearia

As mercearias enfrentam uma variedade de desafios para manter o inventário protegido e relatórios financeiros precisos. Os roubos de estoque por funcionários ou clientes resultam em lucros perdidos para a loja e preços mais altos para clientes honestos. Relatórios financeiros imprecisos resultam em decisões de baixa qualidade, pois o proprietário depende das informações contidas nos relatórios financeiros. Os controles internos reduzem o potencial de inventário roubado ou relatórios imprecisos.

Necessidade de controles

Em mercearias, mercadorias perecíveis devem ser armazenadas adequadamente para garantir a venda. Muitos produtos são pequenos o suficiente para caber no bolso do consumidor. Os caixas trabalham diretamente com dinheiro e o contador determina quais fornecedores pagar. Os procedimentos de controle interno limitam a oportunidade para empregados ou clientes de usar ou roubar os ativos da loja e minimizar a capacidade de distorcer registros financeiros.

Separação de deveres

A separação de tarefas refere-se à atribuição de tarefas específicas dentro de um processo a pessoas diferentes. Isso permite que cada pessoa forneça uma verificação dupla do trabalho do outro. Por exemplo, troca de dinheiro com mãos frequentemente ao longo do dia na linha de check-out, e você pode designar um funcionário separado para contar o dinheiro no caixa no final do turno para garantir que ele some. Na área da loja onde os funcionários recebem remessas de alimentos de fornecedores, um funcionário pode receber a remessa e outro funcionário pode verificar o estoque enquanto estoca os itens na prateleira.

Auditorias

As auditorias proporcionam à gerência a oportunidade de revisar o trabalho concluído ao longo do mês. Uma auditoria reproduz o trabalho para ver se a mesma resposta ocorre. Durante uma auditoria de estoque, por exemplo, os funcionários da mercearia contam os produtos nas prateleiras e no depósito e comparam o número com a quantidade registrada nos registros da loja. Discrepâncias identificam erros ou possíveis roubos.

Documentação

As caixas registradoras criam fitas de recebimento das transações que ocorreram durante cada turno. Os armazéns mantêm cópias de documentos de recebimento e transferências para as prateleiras das lojas. Os funcionários usam cartões perfurados ou registros eletrônicos para registrar as horas em que trabalham. Essa documentação fornece verificação de que as transações de estoque ocorreram, que os funcionários trabalharam as horas informadas e que as informações de vendas são precisas.