Como escrever uma declaração de eventos para um incidente de RH

Questões no local de trabalho, ou incidentes de recursos humanos, geralmente são tratadas por um membro da equipe de RH ou por um especialista em relações com funcionários treinado para investigar reclamações de funcionários. Detalhes sobre reclamações de funcionários devem ser documentados como parte do processo de investigação. A gestão da investigação de incidentes de RH começa muito antes de um funcionário apresentar uma reclamação. Começa com o compromisso do empregador com práticas de emprego justas, como leis federais e estaduais que proíbem a discriminação e o assédio no local de trabalho, e uma política de local de trabalho no tratamento de investigações e resolução de reclamações.

Leis federais

A Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos EUA aplica o Título VII da Lei de Direitos Civis de 1964 e outras leis federais que protegem os trabalhadores de práticas de emprego injustas. Leis federais e estaduais anti-discriminação são a base sobre a qual muitas queixas relacionadas ao local de trabalho são arquivadas. Um funcionário não pode especificamente citar a lei que proíbe o tratamento do qual ele está reclamando; Cabe ao RH documentar a base da reclamação. Portanto, o arquivo HR normalmente contém uma breve descrição da base e da lei aplicável. Por exemplo, se uma funcionária se queixa de que seu supervisor está envolvido em uma conduta indesejada, incluindo comentários picantes e indecentes, o arquivo de RH pode indicar "Alegações: assédio sexual por supervisor - Título VII Investigação".

Responsabilidade do Empregador

A EEOC recomenda enfaticamente que os empregadores abordem a responsabilidade potencial em agir rapidamente para investigar e resolver problemas no local de trabalho. A agência diz que os empregadores que estabelecem um processo para os funcionários relatarem problemas no local de trabalho estão usando os métodos adequados que lhes permitem abordar as queixas dos funcionários e resolvê-los antes de encaminhar para acusações formais de discriminação sob proteção federal ou estadual. Quanto mais cedo o RH conduzir uma investigação, mais forte será sua defesa na redução da responsabilidade por alegadas práticas de emprego injustas.

Encontro de Recursos Humanos

A primeira declaração de testemunha que o RH leva é do funcionário. Em uma reunião privada, o especialista em RH pede que o funcionário divulgue detalhes sobre sua reclamação. O RH ouve atentamente e registra a declaração do funcionário - usando anotações manuscritas ou digitadas - enquanto fornece informações sobre os incidentes. Ela deve ser encorajada a fornecer informações factuais e desencorajada de reter informações porque ela assume que certos detalhes podem ser irrelevantes. O RH determina o que é relevante.

Cadeia de eventos

Na melhor das suas lembranças, o funcionário deve fornecer informações como datas, locais, circunstâncias e nomes dos funcionários presentes quando o incidente ocorreu. Além disso, a funcionária deve descrever sua reação ou como ela reagiu ao incidente. Por exemplo, "18 de dezembro de 2012 - Departamento de Vendas - Por volta das 18h, o supervisor da Sra. Smith, Sr. Doe, ficou diretamente atrás dela e colocou a mão no ombro direito quando perguntou se a Sra. Smith ficaria atrasada para pegar no trabalho do dia anterior. Smith recusou. Nenhum outro funcionário estava presente ".

Declaração das Testemunhas

A queixa do funcionário é tratada como qualquer outra declaração de testemunha durante uma investigação. O RH resume a reclamação do funcionário e prepara uma declaração por escrito para a assinatura do funcionário, após o que o RH alerta o funcionário para não discutir a reclamação com seus colegas de trabalho, supervisor ou qualquer outra pessoa. O RH explica que manterá o assunto confidencial na medida do possível, mas que entrevistar outras testemunhas exigirá a divulgação de informações básicas sobre a queixa do funcionário.

Organização e Confidencialidade

A cadeia de eventos deve ser organizada em ordem cronológica. O RH deve evitar o uso de linguagem em qualquer declaração de testemunha que sugira avaliação prematura da credibilidade das testemunhas. Na verdade, o RH não deve fazer anotações críticas, análises ou avaliações de credibilidade em nenhum lugar do arquivo investigativo. Mantenha todas as avaliações e análises separadas do arquivo investigativo em outro arquivo confidencial. Notas como essas podem se tornar detectáveis ​​se fizerem parte do arquivo investigativo, o que significa que, se o assunto eventualmente se tornar um processo, o advogado do funcionário poderá pedir ao RH para produzir documentos relevantes para o incidente, o que incluiria todos os materiais de investigação.