Usos de um plano de projeto

Antes de iniciar qualquer projeto significativo, é uma boa prática expor um plano de projeto detalhado. Um plano de projeto comunica o objetivo geral de um determinado empreendimento e detalha as tarefas específicas a serem realizadas na busca de um objetivo do projeto claramente definido. Usando um plano de projeto, um gerente de programa cria uma estrutura que permite que uma equipe de projeto permaneça na tarefa, dentro do prazo e do orçamento. Pequenas empresas, até mesmo a menor operação individual, podem usar ferramentas on-line prontamente disponíveis para gerenciar todos os aspectos do planejamento de qualquer tamanho.

Comunicar o objetivo

Definir uma meta para um projeto é como identificar o tesouro que você procura antes de uma longa e complicada jornada. Uma vez declarados, todos os esforços devem ser medidos sobre se eles aproximam ou não a equipe da meta. Portanto, é extremamente importante ser específico sobre o resultado desejado. Por exemplo, um objetivo para aumentar os lucros deixa muito para interpretação. Uma equipe pode se tornar rapidamente dividida para realizar esse tipo de meta de várias maneiras diferentes. No entanto, uma meta de aumentar os lucros reduzindo os custos de materiais em 10% em um ano ou menos dá a todos um objetivo claro que é específico, pode ser medido e definido dentro de um prazo razoável.

Interromper tarefas gerenciáveis

Quando uma meta do projeto é definida, é hora de dividi-la em tarefas individuais menores. Isso torna um projeto grande mais palatável e gerenciável à medida que os pacotes de trabalho são divididos em grupos ou membros específicos da equipe que são adequados para as tarefas em questão. Cada tarefa deve indicar claramente quem estará fazendo o que e por que - culminando em um resultado final em uma data específica. Desta forma, as tarefas atuam como mini-objetivos executados em uma ordem específica para levar o projeto desde o início até a conclusão.

Programar Recursos

Organizar a ordem de cada tarefa em um plano de projeto dá a todos um roteiro claro para o objetivo final. Trabalho, materiais, maquinário e quaisquer outros recursos necessários em um projeto devem ser programados com marcos mensuráveis. Do simples ao complexo, existem muitas ferramentas de agendamento gratuitas para ajudar um gerente de programa a definir um cronograma de programa adequado, como gráficos de Gantt ou PERT para ilustrar todas as tarefas e as dependências entre elas.

Orçamento e Monitorar Despesas

Não muitos projetos podem ser executados com fundos ilimitados. Portanto, um uso importante de um plano de projeto é organizar tarefas, cronogramas e recursos com os dólares orçados alocados para cada elemento. Os orçamentos são monitorados continuamente para garantir que o plano permaneça dentro dos fundos fornecidos. Trazer um projeto para conclusão dentro do orçamento representa mais uma meta para medir o sucesso de um projeto.

Tendências de previsão

A maioria dos gerentes de projeto usa uma estrutura de divisão de trabalho, também conhecida como WBS, para resumir tarefas, cronogramas e orçamentos para fins de relatório. Esse formato popular fornece aos gerentes e membros da equipe uma estrutura para rastrear e fornecer o status das tarefas em um plano de projeto. Mais importante, todas as tarefas são periodicamente acumuladas para prever a integridade geral do projeto. Métodos como o valor agregado usam os gastos históricos para projetar os custos totais se o trabalho continuar da mesma maneira até o final do programa. Isso permite uma ação corretiva, conforme necessário, antes que um projeto fique fora de controle e ajude a levar o esforço inteiro a uma conclusão bem-sucedida.