Formas de controlar os custos indiretos

Sobrecarga corporativa, se não for verificada, pode consumir seus lucros e potencialmente criar uma perda líquida antes que você perceba. Sem dividir seus custos em categorias de produção e despesas gerais, talvez você não perceba o quanto está realmente gastando para administrar sua empresa. Relatórios financeiros detalhados e análises de variação orçamentária ajudarão você a manter sua sobrecarga em um nível gerenciável.

Sobrecarga corporativa

Os custos que você tem para administrar seu negócio e vender seu produto compõem a sobrecarga corporativa. Estas são despesas que você tem mesmo quando não está fazendo o seu produto. Incluem despesas como aluguel, marketing, telefones, seguro, pessoal administrativo, equipamento de escritório, juros e suprimentos. Como o overhead corporativo, a sobrecarga departamental inclui as despesas que você tem quando não está produzindo o produto, mas elas se aplicam diretamente a um departamento. Por exemplo, a manutenção de máquinas é um exemplo de sobrecarga departamental.

Identificar toda a sobrecarga corporativa

O primeiro passo para determinar sua sobrecarga corporativa é identificá-lo. Se você não registrar todas as despesas que você tem em uma folha de orçamento ou outro relatório financeiro, faça isso. Comece criando relatórios de produção e sobrecarga corporativa. As despesas de produção são custos que se aplicam diretamente à fabricação de seu produto, como materiais e mão de obra. Em seguida, divida sua sobrecarga corporativa por função, como marketing, recursos humanos, tecnologia da informação, administração de escritório e vendas.

Trabalhar com chefes de departamento

Dê a cada um de seus gerentes a lista de despesas gerais geradas por seu departamento. Peça-lhes que procurem maneiras de reduzir seus gastos sem sacrificar a produtividade, a eficiência e a qualidade. Seus gerentes de departamento podem ser os mais bem informados sobre como fazer isso. Se você ainda não fez isso, peça aos chefes de departamento que enviem uma solicitação de orçamento anual a cada ano. O trabalho é frequentemente um dos maiores custos de qualquer negócio; os chefes de departamento comparam a terceirização com a equipe interna para vários projetos e cargos, a fim de determinar se podem encontrar oportunidades de economia de custos.

Crie um processo de compra

Atribua uma pessoa a revisar e aprovar as compras para que ele possa ver todas as despesas que os gerentes planejam fazer antes de serem pagas. Defina políticas para gastos, como a exigência de lances competitivos para compras acima de um determinado valor em dólar. Peça ao seu gerente de compras que compre melhores ofertas em itens comuns comprados. Considere oferecer um bônus se o seu agente de compras atingir metas de economia específicas sem sacrificar a qualidade.

Revisar contratos

Se você terceirizar funções ou assinar contratos de locação, rebata seus contratos anualmente, mesmo que acabe usando os mesmos fornecedores e fornecedores a cada ano. A recusa de contratos impede que contratados de longa data aumentem suas taxas ou incentiva-os a oferecer mais serviços para manter seus negócios. Se você não comprou seu seguro nos últimos dois anos, faça isso e discuta com seu fornecedor atual como reduzir seus prêmios. Peça aos provedores de serviços públicos que visitem seu local de trabalho para realizar uma auditoria e recomende como você pode cortar suas contas mensais de água, gás e eletricidade.