Formas de iniciar uma reunião

As reuniões são às vezes vistas como um mal necessário dentro de um negócio. Uma boa reunião é informativa e envolvente, mas uma reunião ruim se arrasta infinitamente sem luz aparente no fim do túnel. Para realizar uma reunião bem-sucedida que agarre e prenda a atenção, defina o tom certo desde o início.

Introduzir os jogadores

É sempre uma boa ideia fazer apresentações no início de uma reunião. Embora os participantes possam se conhecer, isso fortalece o propósito da reunião de declarar a perspectiva de negócios que cada pessoa traz para a mesa.

Se os participantes não se encontraram antes da reunião, as apresentações são especialmente importantes. Permita que cada pessoa se apresente e faça uma breve declaração sobre o interesse que ele representa. Se a missão do grupo for fazer um brainstorm, concluir um projeto ou resolver um problema, inicie a reunião com alguns quebra-gelos para envolver a dinâmica do grupo antes de enfrentar a tarefa. Quebra-cabeças simples, jogos de nomes ou atividades que testam habilidades de pensamento crítico estimularão conversas e energizarão os cérebros.

Informar a agenda

Além de quem está na sala, os participantes da reunião querem saber o que será discutido, por que é importante e quanto tempo levará. Uma agenda responde a essas perguntas. Uma agenda impressa permite que os participantes da reunião sigam o fluxo da reunião e façam anotações quando necessário. A agenda também serve como uma diretriz para o facilitador, especialmente se os assuntos se desviarem. Postar um tempo estimado na frente de cada item da agenda ajuda a manter a reunião fluindo e finalizá-la no prazo.

Deixe-os comer bolo

Se uma reunião está prevista para durar por um período de tempo, comece com comida e bebidas leves. Não é apenas bom encontrar a etiqueta para nutrir os participantes, ajuda a manter as pessoas concentradas em discussões de reunião em vez de estômagos roncando. Reuniões de manhã cedo devem sempre ter café disponível para os cravers de cafeína. Escolha itens de refresco que sejam leves e que mantenham os cérebros focados, como água, refrigerantes e petiscos leves. Convide os participantes a chegarem cedo para se socializarem com refrescos antes de começarem a fazer negócios sérios.

Dicas

Certifique-se de que a reunião comece no horário indicado. Os funcionários precisam ajustar os horários para acomodar a participação nas reuniões. Atrasar o início de uma reunião pode parecer desrespeitoso para aqueles que chegam a tempo. Você deseja que a reunião comece com uma nota positiva, de modo que o tom correto seja definido desde o início.

Revise todas as partidas em aberto de uma reunião anterior antes de começar a agenda atual. Acompanhe as tarefas atribuídas para que os funcionários possam relatar as descobertas.

Peça aos participantes da reunião para silenciarem celulares para minimizar interrupções.