Quais são os diferentes tipos de documentos comerciais?

Um novo proprietário de negócios manipula muitas tarefas, incluindo a manutenção de documentos e relatórios. Os proprietários devem criar um sistema de arquivamento desde o início para capturar os dados corretos e manter os registros apropriados.

Documentos de Criação de Negócios

Quando você inicia um negócio, precisa preencher vários documentos, incluindo:

Artigos de Incorporação ou Organização: Toda empresa precisa se registrar no estado em que opera. O secretário de estado geralmente registra negócios.

Se registrar como uma corporação, o negócio arquiva artigos de incorporação. Uma sociedade de responsabilidade limitada (LLC) arquiva artigos de organização. A documentação inclui os minutos iniciais, a nomeação dos diretores e os certificados dos acionistas. Outras entidades de negócios têm requisitos diferentes.

Número de Identificação do Empregador do IRS: Um proprietário de empresa obtém um número de imposto comercial denominado Número de Identificação do Empregador (EIN). Esse número mantém as finanças pessoais e comerciais separadas e permite que você abra contas bancárias, cartões de crédito e outras contas financeiras em nome da sua empresa.

Candidate-se a um EIN on-line no site do IRS ou preencha o formulário SS-4 e envie-o por fax ou pelo correio. O IRS envia o formulário CP 575 com o EIN. Mantenha este formulário com os registros da empresa.

Número e Autorizações do Estado : Todo estado e toda indústria de negócios tem exigências diferentes quando se trata de números estaduais de identificação fiscal, registro de imposto de franquia e permissões. Vá para o seu conselho fiscal de franquia do estado ou site do escritório do controlador para ver o que é necessário em seu estado.

Registrar corretamente o seu negócio é o primeiro passo na construção de uma empresa. Certifique-se de cobrir todos os requisitos estaduais, federais e municipais.

Relatório Financeiro Anual

O relatório anual de uma empresa detalha a saúde financeira de uma empresa. Geralmente consiste em três documentos: declaração de renda, balanço e demonstração do fluxo de caixa.

Demonstração de resultados: A demonstração de resultados analisa o lucro e a perda global de uma empresa. Uma demonstração de resultado básico considera as receitas e subtrai as despesas para mostrar um lucro ou prejuízo líquido. Os relatórios podem entrar em mais detalhes subtraindo o custo das mercadorias da receita geral para gerar lucros brutos. A partir daí, outras despesas de vendas, marketing e operações são subtraídas para obter lucros líquidos.

Balanço Patrimonial: Contas para ativos e passivos. Pode assemelhar-se a um livro com ativos à esquerda e passivos à direita. Como o nome indica, os ativos e passivos devem ser equilibrados.

Declaração de Fluxo de Caixa: Contas de todo o dinheiro que entra na empresa. Divide o influxo em categorias como operações, investimentos e financiamento. A declaração permite que as empresas avaliem o crescimento futuro e a capacidade de pagar passivos.

Esses documentos estão inter-relacionados e usam o mesmo conjunto de dados, extrapolando-o de maneiras diferentes para ilustrar a saúde financeira da empresa. Muitas dessas informações também são usadas com declarações de impostos e relações com investidores.

Conformidade e Regulamentação

Diferentes tipos de empresas e indústrias têm requisitos diferentes de papelada. As empresas com funcionários devem manter os dados da folha de pagamento e os formulários de verificação de identificação fiscal, como os W-9s.

Os formulários que refletem a conformidade com treinamento de informações de segurança e treinamento em diversidade devem ser assinados pelos funcionários e mantidos em arquivos de recursos humanos.

O consultor de folha de pagamento, junto com o escritório local da Administração de Pequenas Empresas, pode ajudá-lo a determinar quais documentos são necessários para sua indústria e estado.