Quais são as maneiras eficientes de lidar com mensagens de saída corporativas?

Embora o e-mail tenha feito incursões fortes, a maioria das empresas ainda considera o correio “caracol” uma parte crucial de suas operações. Contratos, contracheques, faturas e muito mais viajam rotineiramente pelo correio. Uma empresa com bom funcionamento precisa de um sistema de funcionamento suave para lidar eficientemente com esses materiais importantes. Quando se trata de correio de saída, você pode economizar muito tempo e dinheiro estruturando seus escritórios e treinando seus funcionários sobre como usar o sistema com eficiência.

Boa rotulagem

Todos os emails de saída precisam identificar claramente o remetente e o destinatário. Instrua os funcionários na preparação adequada dos envelopes e disponibilize alguém à equipe para responder a perguntas sobre o correio. Evite manuscritos em envelopes sempre que puder economizar tempo automatizando o processo. Solicite envelopes personalizados ou etiquetas com as informações da sua empresa, especializadas conforme necessário para divisões, grupos e indivíduos separados, para que tanto o serviço postal quanto o destinatário saibam quem enviou a carta. Para os destinatários da correspondência de rotina, use envelopes de janela de plástico e insira as informações do destinatário pelo computador para obter velocidade e precisão. Para quantidades grandes ou regulares de emails de saída, use as ferramentas de software para imprimir as informações do destinatário automaticamente, a partir de arquivos de contas existentes.

Movimento de correspondência de escritório

Para coletar e-mails efetivamente, você precisa de um sistema de "árvore reversa" para coletar todos os e-mails enviados e enviá-los para um ou mais pontos de saída onde sua empresa os entrega para os correios do serviço postal ou de uma empresa de transporte. Configure caixas de saída de e-mail em todos os escritórios e áreas que acumulam e-mails de saída e designe salas de coleta para pacotes de saída maiores, para que eles não ocupem espaço de escritório. Lute por um sistema em que os funcionários possam entregar suas mensagens de saída com o mínimo de dificuldade e tempo.

Coleta Interna

Atribuir um ou mais funcionários para coletar correspondências e pacotes de todas as posições e salas designadas, para classificação e processamento na sala de correspondência central. Forneça aos funcionários listas de verificação para que eles não se esqueçam de pontos de coleta. Selecione funcionários que possam trabalhar em tempo hábil e que o correio esteja pronto para sair a tempo e que possa manter um bom relacionamento com os entregadores de coleta. Forneça medidores de postagem na sala de correspondência para que ninguém tenha que lidar com selos de afixação.

Tempos de Pickup

O correio de saída acumula-se ao longo do dia e, se um determinado pedaço de correspondência chegar atrasado ao depósito, ele não será lançado até o próximo dia útil. Identifique um ótimo tempo de coleta de correspondência, dependendo das necessidades da sua empresa, e programe a coleta regular com o Serviço Postal dos EUA e com um remetente de logística preferencial, como UPS ou FedEx, para entrega de pacotes e entrega durante a noite. Para receber e-mails entregues da maneira mais oportuna, você pode precisar de várias captações ao longo do dia. Por outro lado, se a sua empresa não gerar correspondência suficiente para suportar o recebimento regular de um remetente de logística, designe um funcionário para levar o correio ao ponto de entrega mais próximo do remetente.