Quais são os elementos de uma reunião de equipe colaborativa?

A colaboração é uma determinação coletiva para chegar a um acordo ou alcançar um objetivo através do compartilhamento de informações e do consenso do grupo. Uma reunião de equipe colaborativa ocorre quando um grupo de indivíduos de diferentes habilidades, conhecimentos e responsabilidades se reúne para trabalhar em direção a um objetivo comum. A maioria das reuniões de equipe colaborativa tem certos elementos em comum que permitem ao grupo alcançar um resultado bem-sucedido.

Planejamento

O planejamento de uma reunião colaborativa define o tom para sua direção. Em uma reunião colaborativa, a agenda ou pauta é uma lista de assuntos a serem discutidos em ordem de importância. Antes da reunião, os participantes recebem uma cópia da agenda para que todos estejam cientes do que é a reunião e possam se preparar adequadamente. Os participantes podem adicionar itens à agenda ou pedir que determinados assuntos ganhem mais ou menos tempo. As agendas de reuniões anteriores podem ajudar o grupo a acompanhar o progresso geral da colaboração.

Definição de metas

A realização de metas é o resultado típico de qualquer reunião colaborativa. Os participantes devem identificar o resultado pretendido da colaboração e concordar com o objetivo da reunião. Isso inclui designar funções de liderança, como facilitador, cronometrista e gravador. Normalmente, os membros da equipe também realizam tarefas individuais na reunião de equipe que são úteis para atingir os objetivos gerais.

Comunicação

Para uma colaboração bem sucedida, a interação é necessária, seja pessoalmente ou virtual. Durante a reunião, cada participante comunica seu ponto usando várias ferramentas, como folhetos, diagramas de quadro branco ou apresentações em power point. A comunicação também envolve habilidades de gerenciamento de conflitos para ajudar pessoas com diferentes pontos de vista a evitar gargalos durante a reunião ou a lidar com um membro da equipe excessivamente crítico.

Decisão

As reuniões de equipe colaborativa geralmente usam tomadas de decisões baseadas em consenso para chegar a um acordo com o qual todos possam conviver. Em um grupo colaborativo, nenhum participante está totalmente satisfeito com a decisão do grupo e o resultado geralmente envolve comprometimento de todos os participantes. Em casos de discordância inabalável, o facilitador pode pedir uma votação majoritária, se essa for a única maneira de chegar a uma decisão.