Quais elementos devem ser incluídos na documentação de um funcionário para rescisão?

Sem uma documentação completa, uma empresa pode ter as tabelas voltadas para si mesma por um ex-funcionário insatisfeito que foi legitimamente e justificadamente encerrado. O resultado pode ser uma experiência dispendiosa em litígios. A documentação objetiva de incidentes, o desempenho insatisfatório e as conversas com um funcionário podem ajudar a estabelecer credibilidade e apoiar suas reivindicações quando chega a hora de encerrar um funcionário.

datas

Sempre que um incidente ou uma conversa ocorre entre você e um funcionário problemático, é importante documentar a data em que ocorreu. A inclusão dessas datas pode ajudá-lo a isolar cada evento e a estabelecer quaisquer padrões que você perceba ao preparar a documentação para a rescisão de um funcionário. Documentar eventos também mostrará que a decisão de encerrar um funcionário não aconteceu sem um registro de incidentes anteriores.

Violações

Em um artigo para o Society Human Resource Management, H. Ann Liroff escreve que você deve documentar todas as violações de funcionários no arquivo de funcionários de um funcionário à medida que elas ocorrem. As violações devem corresponder ao manual de políticas e procedimentos da empresa e podem incluir mau desempenho, violações de contrato, ações ilegais, comportamento antiético, baixa produtividade, absenteísmo, atrasos, insubordinação, práticas inseguras e comportamentos disruptivos. Ao documentar uma violação, você deve incluir, se aplicável, o idioma usado pelo funcionário, como o incidente afetou as obrigações do funcionário e como isso afetou o departamento ou a empresa como um todo. Use as notas que você escreveu no arquivo pessoal de um funcionário para criar uma lista de violações e suas datas nos documentos de término.

Conversas e Avaliações

Ao documentar uma violação, inclua observações sobre as ações que você realizou ou as conversas que teve com o funcionário. Conversas detalhadas que você teve com o funcionário sobre deficiências de desempenho, suas consequências, bem como diretrizes e prazos realísticos que você definiu para melhoria. Essas notas ajudam a impor ações disciplinares justificáveis ​​ou uma rescisão. Tornar um funcionário ciente de tal documentação também a torna ciente de consequências adversas.

Avaliações

Além das conversas, documente as avaliações realizadas pelos funcionários, as reuniões realizadas para avaliar o progresso de um funcionário em relação às metas estabelecidas e o nível de participação do funcionário durante todo o processo. É uma boa ideia emitir avisos por escrito e solicitar que o funcionário assine um documento que reconheça o recebimento do documento. Esse reconhecimento pode ajudar a suportar o fato de que o funcionário recebeu um aviso e foi alertado sobre possíveis consequências. Inclua informações sobre conversas, avaliações e avisos em um documento de rescisão de funcionário.

Ações disciplinares

Sempre tome nota das ações disciplinares transmitidas a um funcionário nos arquivos de pessoal e documentos de término. Ações disciplinares podem incluir um rebaixamento, período de experiência ou suspensão. Inclua o resultado de qualquer ação disciplinar em suas anotações.