O que acontece quando você não paga impostos de folha de pagamento do empregado?

Como proprietário de uma pequena empresa, você é obrigado a reter os impostos estaduais e locais federais e aplicáveis ​​dos contracheques de seus funcionários, a menos que o empregado esteja isento do imposto. Você também deve pagar todos os valores retidos na respectiva agência administradora no período de tempo requerido. Como essas são retenções obrigatórias, a falha em remeter impostos retidos à autoridade tributária é acompanhada de duras consequências.

Tipos

Normalmente, você deve reter o imposto de renda federal, o imposto de seguridade social e o imposto de Medicare dos salários dos funcionários e pagá-los ao Internal Revenue Service, normalmente semestral ou mensalmente. A Circular E do IRS explica os tipos de retenção federal que você deve fazer com base nos salários dos funcionários e como enviar seus pagamentos e relatórios relacionados a arquivos. Leis estaduais variam; portanto, você faz deduções fiscais estaduais e locais com base na agência de receita do estado ou nos requisitos do avaliador de imposto local. Na maioria dos casos, os empregadores são obrigados a pelo menos reter o imposto de renda estadual do pagamento dos empregados.

Penalidade Atrasada

A partir de 2012, se você não pagar impostos retidos na fonte a tempo, o IRS cobrará uma penalidade de depósito com base no número de dias em que o pagamento está atrasado. Por exemplo, se você pagar um a cinco dias de atraso, o IRS pode avaliar uma penalidade de 2% do imposto total devido. A penalidade aumenta para 5% nos pagamentos com seis a 15 dias de atraso e 10% nos pagamentos com 16 ou mais dias de atraso. Observe que, se você terceirizar suas obrigações fiscais de folha de pagamento para um provedor de serviços de folha de pagamento, o IRS o responsabiliza por erros de impostos que o terceiro faz. Portanto, você é responsável por todos os impostos, multas e juros se o terceiro não fizer os pagamentos em dia. Por esse motivo, verifique sempre o trabalho do provedor se terceirizar suas obrigações de imposto sobre a folha de pagamento.

Penalidade de 100 por cento

A seção 6672 do Internal Revenue Code permite que a agência cobra qualquer “parte responsável” que recuse ou não consiga coletar e pagar impostos federais obrigatórios uma penalidade de responsabilidade pessoal de 100%. Essa pessoa responsável pode ser um diretor corporativo ou alguém que controla as finanças do empregador ou tem uma assinatura autorizada na conta da folha de pagamento. Em última análise, se você for responsável pela falha de sua empresa em pagar impostos retidos, você é pessoalmente responsável por pagar o valor total ao IRS. Observe que a agência considera que a falta de pagamento de impostos retidos na fonte é um roubo dos funcionários que trabalham para a empresa, mesmo que um vínculo financeiro tenha levado você a emprestar o dinheiro para pagar as obrigações presentes.

Penalidades Civis e Criminais

O processo de retenção funciona assim: você retém o imposto, paga e reporta. Você também arquiva W-2s para cada funcionário respectivo com a Administração da Previdência Social e as agências estaduais e locais relacionadas. O SSA envia os dados do W-2 para o IRS. Você também dá aos funcionários cópias de seus formulários W-2 para que eles possam arquivar suas declarações de impostos. Se você não seguir esse padrão, o funcionário provavelmente encontrará problemas durante a temporada de impostos. Ela também pode ligar para a agência para relatar o problema. Independentemente da fonte de descoberta, a agência investiga todas as questões relativas à falta de retenção, pagamento e relatório de impostos retidos na fonte. No final, você pode enfrentar auditorias intensivas e reportar penalidades. A agência também pode fazer um penhor contra seus bens e encaminhá-lo para ser processado, o que pode resultar em prisão e multas.

Penalidades Estaduais

As penalidades impostas por falta de pagamento de impostos retidos na fonte variam. Por exemplo, em Illinois, um empregador é responsável pelo pagamento de todos os impostos sobre o rendimento dos empregados, acrescidos das penalizações e interesses aplicáveis, mesmo que não tenha retido o imposto sobre o rendimento dos funcionários. Na Geórgia, a partir de 2012, a multa por atraso no pagamento do imposto de renda estadual é de US $ 25 mais 5% ao mês ou uma fração do imposto não pago de até 25% mais US $ 25. Além disso, a Geórgia não conseguiu reter multa de US $ 10 trimestralmente para cada funcionário que o empregador não conseguiu arquivar um relatório. Alguns estados impõem penalidades aos prestadores de serviços de folha de pagamento que não pagam impostos retidos e registram relatórios relacionados em nome de seus clientes.