O que é um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos?

Manter documentos e arquivos em papel é uma proposta cara para uma organização. Os documentos devem ser inseridos em pastas de arquivos e colocados em um arquivo caro, e os imóveis do escritório devem ser reservados para seu armazenamento. Quando um arquivo é necessário, ele deve ser recuperado e arquivado novamente. Devido a esses problemas, muitas empresas passaram a utilizar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Muitos sistemas estão disponíveis, mas todos oferecem funcionalidade semelhante.

Chegada Digitalização

Quando um documento chega em um escritório que está usando um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos, ele é digitalizado usando um scanner em massa. Esses scanners funcionam como uma máquina de fotocópia, com um alimentador de folhas que pode manipular várias páginas por vez. Depois que o documento é digitalizado, um funcionário atribui um nome, número de arquivo ou outro código de acompanhamento. Depois que um documento eletrônico é criado, o documento em papel original pode ser triturado.

Software de gerenciamento de documentos

O software especializado de gerenciamento de documentos é usado para organizar e armazenar cada arquivo individual. Essas ferramentas simplificam o processo de armazenamento e recuperação usando um poderoso reconhecimento óptico de caracteres que lê o conteúdo de cada documento. Essas informações são armazenadas como parte do arquivo eletrônico, permitindo pesquisar o conteúdo de cada documento armazenado no banco de dados. Os funcionários podem pesquisar todos os documentos de um determinado cliente que contenham determinadas palavras-chave ou usar qualquer outra variável. O que normalmente levaria horas de tempo de um funcionário de arquivo agora pode ser realizado por qualquer pessoa dentro de minutos.

Roteamento Eletrônico

Depois que o documento for digitalizado, o atendente poderá encaminhá-lo a qualquer pessoa dentro da organização para revisão. Em um ambiente de papel tradicional, isso envolvia a entrega do arquivo manualmente. Era comum que os arquivos desaparecessem ou ficassem nas mesas do funcionário por dias ou semanas, indisponíveis para qualquer outra pessoa. Sistemas de gerenciamento de documentos permitem a revisão imediata por qualquer pessoa na organização. Qualquer documento pode ser imediatamente encaminhado entre os funcionários, mesmo entre escritórios e territórios.

Segurança melhorada

Todos os documentos eletrônicos podem ser protegidos usando um protocolo de segurança aprimorado semelhante ao usado pelos bancos. Os documentos podem ser protegidos para que apenas funcionários específicos possam acessar determinadas informações. Armários de arquivamento bloqueados são substituídos por sistemas de segurança protegidos por senha que reduzem muito a chance de as informações caírem em mãos erradas. Os recursos humanos podem ter certeza de que as informações confidenciais permanecem totalmente protegidas, enquanto o departamento de vendas pode armazenar documentos disponíveis para qualquer funcionário.

Backup fora do local

O banco de dados de documentos pode ser facilmente armazenado em qualquer dispositivo. O dispositivo de armazenamento primário geralmente está localizado no escritório principal da empresa, geralmente em um servidor localizado no departamento de tecnologia da informação. Os dados também são facilmente armazenados em backup e armazenados externamente. Esta é uma melhoria tremenda em relação aos arquivos em papel, que poderiam ser facilmente destruídos por danos causados ​​pela água ou pelo fogo. Manter uma cópia inteira de um banco de dados de documentos fora do local fornece um excelente plano de continuidade de negócios, garantindo que as informações importantes não sejam perdidas devido a uma catástrofe.