Quais tipos de comunicação devem ser usados ​​durante um projeto?

Comunicação e como você se dá bem com outros membros da equipe é crucial para o sucesso de um projeto. Vários tipos de comunicação podem estar envolvidos no planejamento geral e execução do projeto final e podem incluir interações verbais, escritas, eletrônicas e face a face. O fluxo de informações também desempenha um papel importante no sucesso do seu projeto.

Escrito

A comunicação escrita é facilmente copiada e enviada para todos os membros da equipe. Prazos, procedimentos e políticas da empresa devem ser enviados por escrito para evitar mal-entendidos. O email é uma forma eficaz de comunicar informações importantes, especialmente quando partes da sua equipe de projeto estão em locais diferentes. A clareza é vital para fornecer detalhes exatos e informações pertinentes a todos os participantes. Você deve evitar sobrecarregar os membros da equipe com dados e priorizar as informações que os membros da equipe precisam para concluir suas seções do projeto. Evite sobrecarregar os membros do projeto com documentos e dados irrelevantes.

Eletrônico

Além de mensagens e direções em e-mails, você pode utilizar ferramentas eletrônicas para facilitar comunicações rápidas e eficazes. Use videoconferências quando os participantes puderem se beneficiar de brainstorming ou perguntas e respostas quando sua equipe estiver espalhada em locais diferentes. Você pode anexar planilhas e arquivos de vídeo a e-mails para apresentações mais detalhadas aos membros da equipe. Use suas páginas da web internas para fornecer informações e atualizações que os participantes do projeto podem acessar a qualquer hora e local. Um site é um recurso eficaz que permite que todos os membros da equipe acompanhem a progressão do projeto, mesmo em áreas nas quais eles não desempenharão um papel.

Cara a cara

As reuniões presenciais individualmente e em equipe desempenham um papel vital nos processos gerais de comunicação que levam à conclusão bem-sucedida do projeto. Quando você está falando pessoalmente com um membro da equipe, pode avaliar as reações e garantir que sua mensagem seja recebida. Conseguir membros da equipe juntos melhora a moral e pode despertar criatividade e entusiasmo pelo projeto. As reuniões são apropriadas quando a agenda é planejada e você quer ter certeza de que todos os envolvidos ouçam a mesma mensagem. Workshops, seminários e reuniões provocam colaboração e livre troca de novas idéias.

Responsivo

Um aspecto vitalmente importante da comunicação que é frequentemente esquecido é a escuta. A escuta ativa é necessária para permitir que os membros da equipe saibam que o que eles disseram, escrito ou exibido, foi recebido de maneira apropriada. O feedback vem em várias formas. Pessoalmente, a sua linguagem corporal retrata o seu nível de atenção enquanto perguntas e inscrições oportunas significam que você ouviu a mensagem. Respostas por e-mail, mensagens de texto e memorandos permitem que outros membros da equipe saibam que suas mensagens foram recebidas e compreendidas.