As melhores maneiras de lidar com e-mails de empresas argumentativas

Lidar com funcionários frustrados e com raiva é parte das responsabilidades de um proprietário de pequena empresa. Quando você recebe um email argumentativo, pode ser difícil manter o foco. No entanto, isso não significa que você tenha que permitir que suas emoções saiam do controle. Em vez disso, mantenha seus sentimentos sob controle, analise a situação e adapte suas ações de acordo.

Esperar

Depois de ler um e-mail argumentativo, é normal que sentimentos defensivos surjam na superfície. Fique calmo. Dê a si mesmo algum tempo para deixar os comentários se estabelecerem em sua mente. Não envie um email com base na sua primeira reação. Se você responder rapidamente, sem se permitir tempo para pensar, poderá fazer algo lamentável. Como proprietário de uma pequena empresa, dê um bom exemplo e pratique a contenção.

Analisar

Depois que você tiver tempo para pensar, releia o e-mail. Ignore quaisquer comentários desafiadores ou linguagem não profissional. Procure o propósito da mensagem. Descubra o que está incomodando o funcionário. Depois de conhecer o problema, você pode tentar resolvê-lo. Pense no argumento do funcionário e decida como responder a ele.

Enfrentar

Ligue para o funcionário no telefone. Calmamente explique que você recebeu o email dele e gostaria de discutir as questões de interesse. Peça-lhe para se encontrar com você em seu escritório. Comece a reunião com um comentário como: "Entendo que você está frustrado por não ter sido promovido. Deixe-me explicar por que decidi mantê-lo em sua posição atual". Explique sua decisão ao funcionário. Se ele tentar interrompê-lo ou argumentar, diga calmamente: "Quero ouvir o que você tem a dizer, mas, por favor, deixe-me terminar de falar".

Ouço

Depois de ter declarado sua posição, deixe o funcionário responder. Esteja preparado para ele desabafar ou tentar argumentar seu ponto. Não se permita entrar em uma discussão com ele. Ouça, não fale. Eventualmente, o empregado vai parar de falar. Prefácio sua resposta com uma declaração neutra, como: "Eu ouço o que você está dizendo, e eu respeito a sua posição." Acompanhe suas soluções. Talvez seja necessário repetir as coisas que você disse anteriormente para explicar sua opinião.

Corrigir

Certifique-se de que o funcionário saiba que, enquanto estiver interessado em seus pensamentos e opiniões, você quer que ele os considere de maneira educada e respeitosa. Diga algo como: "Entendo suas frustrações, mas quero promover uma cultura corporativa de respeito. Por favor, use um tom respeitoso em todas as suas comunicações relacionadas ao trabalho comigo e com seus colegas de trabalho, e farei o mesmo."