Como escrever um recibo de pagamento

Um recibo de pagamento pode ser tão simples ou tão complicado quanto você desejar, contanto que atenda às suas necessidades, bem como às necessidades de seus clientes. Os recibos podem ser tão simples quanto um recibo de caixa registradora ou tão casual quanto um memorando rabiscado em um pedaço de papel. Alternativamente, eles podem ser complexos, como uma planilha eletrônica com números de pedidos de compras, cálculos de extensão programados e históricos de pagamento.

O que incluir em um recibo de pagamento

Cada recibo de pagamento deve ter o nome da empresa que o emitiu, a data em que a transação ocorreu, os itens comprados e a quantia que foi cobrada. Muitos recibos também incluem o nome do cliente, especialmente se o recibo representar um pedido de compra que foi preenchido ou se o comprador e o vendedor estiverem envolvidos em transações comerciais contínuas entre si. Se o cliente enviou um pedido de compra, o número do pedido também deve aparecer no recibo para o comprador fazer referência. Se o pedido for entregue, o pedido deve ter o endereço do comprador e as informações de contato para o driver de entrega usar.

Outras informações para incluir

É útil para um comprador que pagou por um produto ou serviço também ter documentação de como esse pagamento foi feito. Um recibo de pagamento também pode incluir informações sobre o pagamento em si - como se ele foi feito em dinheiro - ou com um cheque ou cartão de crédito. É especialmente importante anotar pagamentos em dinheiro porque, ao contrário dos cheques e pagamentos com cartão de crédito, os pagamentos em dinheiro não podem ser verificados após o fato. Além de observar a forma de pagamento, também é útil que a referência do cliente forneça um número de cheque ou os últimos quatro dígitos do cartão de crédito utilizado. Um recibo de pagamento também pode incluir as condições de venda, como se todas as vendas são finais ou se os itens podem ser trocados no prazo de 30 dias, se o cliente apresentar o recibo.

Usos de recibos de pagamento

Os recibos de pagamento são documentos fiscais importantes, fornecendo comprovação das despesas comerciais que você anula em seus formulários fiscais. Eles também são úteis para a contabilidade gerencial, fornecendo as informações de que seu contador precisa para acompanhar as compras por categoria, para que você possa avaliar se suas despesas em uma área específica são financeiramente sustentáveis ​​ou consistentes de um ano para o outro. Um recibo de pagamento também é indispensável - se você tiver um problema com o item que comprou. O comprovante de pagamento serve como prova de compra para que você possa trocar ou devolver a mercadoria.